現在スキャニング作業を
- AIツール
- 外部代行業者
どちらに任せるのかは、企業ではよく議題に挙がります。
一見AIツールにすべて一任できればコスト面等で有利そうですが、実際にはまだAIができる作業には限りがあり、結果的に外部代行業者へ一任したほうがコスト面でも安く済む可能性があるのがポイントです。
今回はAIツールと外部代行業者、スキャニング作業を任せる場合どちらに一任したほうが安心なのかを検証していきます。
目次
【AIツールVS代行業者】AIツールの強み
AIツールには次のような強みがあります。
学習
AIツールは使いたての頃はあまり賢くありませんが、使うと環境に適正化されるので読み取り精度が向上します。特定の人物の癖を理解して文字を補正したりも、時間は掛かりますができるようになるのがメリットです。
よって長期的に学習を行わせて自社だけの効率化スキャニングツールを構築したい際は、AIツールの活用がおすすめです。
同時作業
AIツールはスキャニング作業において他ツールとの連携が可能です。たとえばプログラミングを行うことで必要な項目だけを抜き取り、CRMといった必要なツールへ送信して保管することもできます。
このように人間の手では難しい複数の工程を同時作業したいニーズがある場合は、AIツールを連携させて使うとよいでしょう。
定型的作業のシステム化
将来的に同じようなボリュームで定型的にスキャニング作業が続く可能性が高い場合は、AIツールを使ったほうが安心です。急激に作業工程が変化すると対応するのが難しいですが、そうでない場合はコストを継続的に抑えてスキャニング作業を効率化できます。
【AIツールVS代行業者】代行業者の強み
代行業者には次の強みがあります。
柔軟性
AIツールにも文字補正等で限界があります。癖のある手書き文字等は完全に読み込めずエラーになったり、省略してもよいところまで余計に出力したりするケースがあります。
人間の手でスキャニング作業する場合は、事前の取り決め通りに作業しながら必要な場合は手書き文字を理解して文字にしたり省略個所を特定して作業したりもできます。よって柔軟性が必要なスキャニング作業は代行業者に任せるべきです。
大量作業
自社でAIツールを使う場合、備品だけでは大量の書類を捌ききれない可能性があります。大量に読み込むと故障のリスクも付きまとうことから、書類量が多い場合はスキャニング作業を大量読み込みにも対応してくれる代行業者に任せた方が安心です。
人間でしかできない作業
基本的に
- ホチキスを外す
- ファイルから出す
といった各種作業は、AIが作業するのは難しい分野です。こういった作業もオプションを利用したりすれば、代行業者側ではやってくれます。
よってスキャニング準備をする際の手作業も減らしたい場合は代行業者に依頼をしましょう。
まとめ
今回は、AIツールと代行業者のスキャニング作業における強みを比較してきました。
AIツールを使うか代行業者を使うのか、それぞれで強みは異なります。定型的な作業としてスキャニングを長期的に効率化したい場合はAIツール、柔軟性が求めれられる場面も多く作業量が多い場合は外部代行業者（スキャニング代行業者）に任せると安心です。
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