契約書などの書類は取引先や案件などが増えると自然に増加するため、スキャニングできるならばすべてスキャニングをしておいた方が安心です。書類を電子管理した方が効率的に契約状況を把握することができます。
ただし契約書は法律で扱いが決まっており、ルール通りに取り扱わないと問題が発生するリスクもあるので注意しましょう。今回は、契約書をスキャニング保存する際の注意点などを解説していきます。
目次
契約書は法律関連書類！通常のビジネス文書とは分けて管理すべき
まず契約書は通常の社内で使うようなビジネス文書と分けて管理する必要があります。それは種類が違うから分けたほうが区別が付きやすいというだけでなく、法律面で取り扱いが決まっているからです。
具体的には契約書は注文書や領収書といった外部との取引に関する書類の一部であり、電子化しても最低7年間は保存して紙として手元に持っておくように決まっています。また電子帳簿保存法に準拠すればデジタルデータとして契約書を保管しておくことも可能ですが、ルール項目が多いので事前によく確認してから保存を行わないと失敗するので注意しましょう。
契約書をスキャニングする際の注意点！読み取り精度などにも気を付けよう
ここからは契約書をスキャニングする際の注意点をご紹介していきます。
法律面での正当性を確保しておく
契約書は税法等でも参照されるので、法律面での正当性を確保できるようにルール通りにスキャニングしておきましょう。
- タイムスタンプの付与をする
- バージョン変更があった場合は履歴を残す
- スキャニングに関する担当者がすぐ分かるようにしておく
上記のような内容通りでないと電子契約書が準文書扱いになり、正当性がなくなるリスクがあるので注意してみてください。
書類の読み取り精度に注意する
ルールの中で特筆したいのが書類の解像度です。一定の解像度でないと文字の判別などで支障が出るので電子文書として効力をなさない可能性があります。
- 200dpi相当以上
- 256階調以上
上記項目を準拠した上で保管を行い、読取情報についてはすぐ参照できるよう書類といっしょに保存しておく必要があります。
なるべくPDFで保存する
役所に申し出た方式で保管していれば、法律上は電子化しても問題は出ません。しかし実際にはPDF基準で法律に関する話が進むケースも多く、取扱い等の観点から契約書含めて法律関連の文書はなるべくPDF保管したほうが望ましいです。
書類参照する際も、文字検索等ができるPDFの方が取り扱いやすいのでPDF基準でスキャニングしてみてください。
まとめ
今回は、契約書をスキャニングして保管する際の注意点を解説してきました。
最初から電子取引であれば電子契約書がベースとなり契約するので効力的には問題がありませんが、紙の契約書をデジタル化する場合はその限りではありません。将来的には電子契約へ移ることも検討しながら、ルール通りに紙の契約書を電子化してみてください。
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