電子署名サービスは、テレワークといった働き方が普及する中で急速に広まりました。それは、電子署名が従来の署名作業を電子化して、テレワークでの障害を排除するために必要なものだからです。
電子署名サービスは無料からでも利用できるので、中小企業にもおすすめできます。今回は、完全な電子化に必要な電子署名のメリットやおすすめのサービスをご紹介していきます。
目次
電子署名とは？どんな利用メリットがある
電子署名とは「デジタルで作成された電子書類の正確性等を証明するために、必要な情報を署名すること」です。電子署名サービスを使うと簡単に利用できます。
電子署名を行うと、次のようなメリットがあります。
印刷しなくても署名できる
通常の署名では器具を使っていろいろと人の手で作業する必要があります。この手間が電子署名ではなくなります。
サービス上で操作・手続きを行い取引者同士で確認・認証ができれば、紙の書類へ電子書類を印刷したりする必要性がありません。これは作業効率性においても大きなメリットになるでしょう。
実際の署名と同じ効力がある
デジタルに関する署名方式は、「電子署名法」で定められています。この法律では本人が署名を行ったと証明ができれば、通常の署名と同じように電子署名を効力のあるものとして認識するといった条件になっています。
最近では効力のある対象が広がり、第三者が認証を行う電子署名サービスを使っても効力が見込めるようになりました。このような背景から、電子署名をビジネスで利用して作業効率化する事例が増えています。
コスト削減になる
電子署名を使えば紙の書類が必要なくなるのはもちろん、従来の作業が簡略されるので楽になります。そして結果的に資料代や人件費が削減されて、会社の利益にもよい影響が出るでしょう。
デジタル化が推進される中、電子署名によるコスト削減などの効果は必要となっています。
おすすめの電子署名サービス！無料からも利用可能
ここからはビジネスで使われている、おすすめの電子署名サービスをご紹介していきます。
マネーフォワード クラウド契約
会計ソフト等でおなじみのマネーフォワードの関連サービスです。
契約の履歴管理や書類保管までを一括して実行できます。また権限者を固定することも可能であり、安全に電子署名を行う仕組みがしっかりしているのもポイントです。
メールアドレスが必要ですが取引相手方はサービスに契約していなくても署名が実行できるため便利です。契約締結日といった条件で検索して既存の書類を確認、共有することなども簡単にできます。
paperlogic電子契約
ペーパーレスソリューションを提供している企業の電子署名サービスです。
同社提供のオンラインストレージなどと連携することで、稟議→契約書保管までを一気通貫で実行できるのがメリットになっています。また当事者型・立会人型の契約タイプとして本人確認条件が厳しい場合にも利用しやすくなっているのがポイントです。
まとめ
今回は完全な電子化に必要な電子署名のメリットや、おすすめのサービスをご紹介してきました。
電子署名は書類のペーパーレス化を進めて作業効率化・コスト削減を実現するために必要な技術です。電子署名サービスを契約すればすぐに使うことができますし、書類管理なども簡単になるのでおすすめです。
ぜひ電子署名を活用して、紙の書類を減らせる環境を構築してみてください。
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