スキャニングは単調な作業ながら、量が増えるとそれだけ作業時間も増えるので通常業務を圧迫します。しかも、社内で効率化するにもコスト面などで限界があります。
社内で無理してスキャニングするよりは、代行サービスへの外注や電子化の推進などでスキャニングの量を減らす、あるいはスキャニング自体をなくすのが重要です。今回は、スキャニング作業を社内ですべて行うのがどれだけ非効率なのかを解説していきます。
目次
スキャニングではどのような作業が発生する？なぜ内製は非効率なのか
スキャニングを内製するのは、次のような工程が必要です。
- スキャニングで得たい成果を決める
- 対象となる文書を調査して洗い出す
- スキャニング機器を選んでテストを行う
- スキャニングのdpiなどの仕様を調整する
- スケジュールや担当する人員を決める
- 実際に作業を始める
スキャニングのコスト削減や作業効率化など、目的を決めてから対象になる文書を調査する必要があります。この時点でそれなりの時間が掛かるのがネックです。
さらに、スキャニングに関わるテストや仕様調整なども面倒な作業です。スキャニングスピードを効率化するためには専用の機器が必要ですが、別途購入するとコストが掛かります。
また、スキャニング業務のスケジュールや担当者を決めても、後で変更する可能性はありますし、スケジューリング通りにスキャニングが進むとは限りません。社内で調整するとなると、さらに時間が掛かってしまいます。
スキャニングの量が増えると、上記のような課題を解決するのが難しくなってくるので、社内でスキャニングを内製するのは非効率なのです。
スキャニングに掛かる無駄な時間をなくすには？その方法をご紹介
ここからは、スキャニングで発生する無駄な時間をなくす方法をご紹介していきます。
スキャニング代行サービスへ外注する
外注の需要が高いスキャニング分野では、代行サービスが多く存在しています。弊社でも、高品質・低価格でスキャニング代行を承っております。
サービスによってどこまで対応してくれるのか、あるいはどれくらい料金が発生するのかは、大きく変わってきます。しかし、どのサービスへ外注するにしろ、自社で人員を用意してスキャニングを内製するよりは費用が安く済む可能性が高いです。また、スキャニング自体の時間を無くせるので、社員の時間を他の作業へ回し、会社の利益向上へつなげられるのもメリットです。
じっくり外注先を比較・見積もりしてから、スキャニング代行サービスを利用してみてください。
スキャニングする書類を電子化でなくす
最初からスキャニングすべき書類を減らす、無くすのも重要です。
たとえば
- 書類は紙で手書きするのではなく、PC・スマートフォン上で作る
- デジタル機器上で作った書類は、そのままオンラインで共有する
といった工夫を行うことで、書類が電子化されて業務が効率化されます。また、印刷代なども削減されるのでコストが減りますし、ペーパーレス化によって企業としての信頼性まで確保可能です。
取引先の状況等によっては、完全な電子化は難しいかもしれませんが、まずは電子化できる書類や箇所を洗い出し、少しずつ範囲を広げてみてください。
まとめ
今回は、様々な紙書類のスキャニング作業を内製すると非効率な理由や対応方法などをご紹介してきました。
スキャニングを内製状態から変更することで、社内の作業効率化や利益の向上などへつなぐことができます。外部業者の代行サービスの利用や電子化の推進といった方法で、少しでもスキャニングの負担を軽減して、さらなる企業の成長を目指してください。
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もし、御社の社員やスタッフがパソコン・アイパッド・コピー機・スキャン機などを使った単純作業を行う場合、その作業に掛かるコストを「時給と作業に掛かった時間（残業時間を含む）」だけで計算しているかもしれません。しかし実際には、スタッフを募集・採用・教育する際にかかるコストや労務管理コスト、その他社会保険や賃料などを考えると、少なく見積もっても１．５倍ほどのコストが会社に掛かっています。
さらに、その単純な事務作業の仕上りをチェックし、スタッフのモチベーション維持を図る管理者に掛かる時間的コスト・精神的負担や、スタッフがいつ退職するか分からないリスクなど、目に見えないコストやリスクを考えると、企業サイドの負担は図り知れません。その結果、予算を大きく蝕むことになってしまう単純事務作業は、企業にとって悩みの種になっています。
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