自社の評判や評価などの情報を取得して施策へ活かすためにも、アンケートの実施は有効な手段です。しかし、紙でいちいちアンケートを収集していると分析の正確性が確保しにくいですし、作業が非効率になります。
分析を正しく行い効率化するためにも、スキャニングで電子化してツールへ取り込むことを検討してみてください。今回は、アンケートをスキャニングで電子化するメリットなどをご紹介していきます。
紙のアンケートをスキャニングで電子化するメリット
紙のアンケートをスキャニングして電子化できると、次のようなメリットがあります。
紙を保管する手間やコストが大幅に削減される
紙のアンケートをいつまでも貯めて保管していると、保管場所が圧迫される可能性があります。特に、定期的に大量のアンケートを収集している企業では、電子化は必須と言ってよいでしょう。
紙のアンケートの電子化を行うことで、保管する場所を取る手間がなくなり、また既存の書類は破棄も可能になるため、保管に掛かるコストもなくなるでしょう。
アンケートデータの参照・分析が簡単になる
アンケートデータを紙で管理していると、データを参照して統計を取り分析へ回す際に膨大な手間が掛かります。また、カウントを人の手で行うと、集計ミスが起こる可能性が高くなってしまいます。
こういった課題を、紙のアンケートのスキャニングでは無くすことが可能です。検索ワードといった条件で、すぐ条件を絞り込んでデータを表示できますし、関数等を使えば計算が自動化されるので、きちんと取り込みさえすれば計算ミスは発生しません。また、既存の工程が簡略化されて、社員の負担軽減にもつながるでしょう。
アンケートデータを長期的に保管しやすくなる
紙のアンケートは、紛失したり紙の材質の経年劣化などで内容が不明になるリスクがあります。
しかし、電子化されたアンケートデータはバックアップも取れるため、紛失するリスクが減りますし、経年劣化は基本的に起こりません。保管方法に気を付けておけば、何十年もデータを保管して参照し続けることもできるでしょう。
紙のアンケートを電子化する際に注意すべきことは？
紙のアンケートを電子化する際には、注意すべきことがいくつかあります。
- 電子化したアンケートの情報取り扱いに注意
- 分析できるツールをあらかじめ用意しておく
- 量が多いとスキャニングが大変
電子化したアンケートは、オンライン上で漏洩したりする危険があります。気になる場合は、セキュリティツールを導入したりして情報管理を徹底しておきましょう。
また、分析できるエクセルや専用ツールなどをあらかじめ用意して、データを予定通りに取り込んで集計・分析できるか確認するのも重要です。量がかなり多い場合は、内製するのが大変なので、外部業者に依頼してスキャニングを任せるのも有効です。
まとめ
今回は、アンケートをスキャニングして電子化するメリット・注意点をまとめてきました。
アンケートをスキャニングすることで、保管スペースやコストが必要なくなり、集計や分析の負担が軽減され、作業の正確性まで上がります。ただし、スキャニングする量が多い際は内製ではなく、安心して任せられる外部業者を選び、自社の負担を減らしてみてください。
