紙の請求書は取引先が多いほど管理に手間が掛かりますし、申告等のことを考えると長期的に保管しないといけないので面倒です。
しかし、手順に沿って請求書をスキャニングして電子化することで、課題を解決できます。管理に関する手間が減りますし、事前に申請していれば電子帳簿保存法をもとに電子書類を使って申告等ができるようになるので便利です。
今回は請求書をスキャニングして電子化するメリットや注意点をご紹介していきます。
目次
請求書をスキャニングして電子化するメリットとは
請求書をスキャニングして電子化できると、次のようなメリットがあります。
請求書の参照や確認が簡単になる
請求書をスキャニングして文字認識ができるようになっていれば、検索したりして書類を探すのが簡単になります。請求書が管理しきれておらず、埋もれているような状況では、より電子化が役立つでしょう。
現在では、スキャニング機器の精度が上がっており、癖のある文字なども読み込めるようになっているのでより検索するメリットが大きくなっています。
共有が楽になる
請求書がスキャニングされていると電子書類として簡単に共有ができます。オンラインストレージがある場合、電子請求書を指定の場所へ保存して共有URLなどを作成することで、必要なメンバーにすぐ共有することが可能です。
大量の請求書などを、紙で共有するのは面倒な作業ですが、電子化で共有ができると手間が減り時間が短縮されます。
書類の保管コストが削減される
電子化して必要なくなった請求書を破棄することで、今まで必要だった保管スペースがなくなります。これによって、書類の管理に必要な人員の削減や、管理スペースの確保に掛かるコストを減らせる、といった効果が見込めるでしょう。
さらに、「電子帳簿保存法」に沿って管理ができていれば、書類を破棄していたとしても、確定申告では電子書類をもとに手続きができます。スキャニングや書類の破棄といった工程を実行する前に、電子化に関する許可やスキャニング方法などを役所へ申請する必要がありますが、大きなコスト削減につながるのでぜひ申請を検討してみてください。
請求書をスキャニングして電子化する際の注意点とは
請求書をスキャニングして電子化する際は、次の点に注意してみてください。
- 請求書が目的通りにスキャニングされているか
- 電子帳簿保存法に対応できているか
大量の紙の請求書をスキャニングした際に、フォーマットが違ったり項目に抜け漏れがあり検索できないといった問題がある際は、すぐに調整を行って目的通りに使えるようにしてみてください。また、電子帳簿保存法に対応したスキャニング精度や仕様になっているか、確認してから活用するようにしておきましょう。
スキャニングの量やデータの精度などが気になる方は、電子帳簿保存法にまで対応してくれる業者へ外注をすれば安心してスキャニングを任せられます。
まとめ
今回は、紙の請求書を電子化するメリット・注意点を解説してきました。
大量の紙の請求書を電子化すると検索効率が上がりますし、確定申告も楽になります。ただし、指定の方法に沿って電子化しないと活用が難しくなるリスクもあるので、データ化の質や正確性などの確保を行うため、外部業者にスキャニングしてもらう、といった方法も検討してみてください。
【３５０社以上からのご依頼と納品実績！プライバシーマーク取得！安くて正確で安心！パソコン業務・オフィス事務・軽作業の業務代行を実施！事務系業務代行サービス「ビーアウト」のご紹介】
パソコン・タブレット・複合機・スキャニング機などを活用！単純なデータ入力・リスト作成・メールDM送信・スキャン・販促に関わる作業や軽作業を社内スタッフが行うと、自社にのし掛かるコストと時間が無駄になります！
パソコン業務（エクセル・ワード・パワーポイント等を活用したデータ入力業務）・オフィス軽作業（スキャニングやDM発送などのオフィス業務）のBPO業務代行サービス「ビ―アウト」の顧客企業は、大手企業から中小企業まで幅広く、東証一部上場企業様を含む３５０社以上からのご依頼実績と大量の業務をこなしてきた経験があります。特に、パソコン・タブレット・コピー機・スキャニング機器などでの作業の正確さやスピードでは、クライアント様から大きな信頼を頂いています。また、弊社ではプライバシーマーク（Pマーク）を取得しており、情報データ等の取扱いは慎重に実施しています。
BPO業務代行サービス「ビーアウト」では、事務作業の確実性やスピード力に比して代行サービスを相場より安い価格でご提供しており、これまでご満足頂いてきました。「ビーアウト」の業務代行サービス内容は、「企業や店舗から委託されるSNS（インスタグラム・ツイッター）の運用代行」「ホームページのSEO対策に関わるグーグルマイビジネス更新・ブログ作成」「名刺・文字・アンケート等のデータ化」「契約書や領収書などの書類のスキャニング」「WEBサイト検索からの企業情報の営業リスト作成代行」「メールでのDM送信」「ホームページのブログ作成代行」「郵送ダイレクトメール（DM）の印刷・封入・発送」「住宅の間取りデータ作成」など様々です。
もし、御社の社員やスタッフがパソコン・アイパッド・コピー機・スキャン機などを使った単純作業を行う場合、その作業に掛かるコストを「時給と作業に掛かった時間（残業時間を含む）」だけで計算しているかもしれません。しかし実際には、スタッフを募集・採用・教育する際にかかるコストや労務管理コスト、その他社会保険や賃料などを考えると、少なく見積もっても１．５倍ほどのコストが会社に掛かっています。
さらに、その単純な事務作業の仕上りをチェックし、スタッフのモチベーション維持を図る管理者に掛かる時間的コスト・精神的負担や、スタッフがいつ退職するか分からないリスクなど、目に見えないコストやリスクを考えると、企業サイドの負担は図り知れません。その結果、予算を大きく蝕むことになってしまう単純事務作業は、企業にとって悩みの種になっています。
その中で、何とか企業様が抱える課題を解消するソリューションを考え、名刺データ入力・文字データ入力・スキャニング・営業リスト作成・メールDM送信・ホームページ記事作成・SNS投稿・住宅間取り作成・DM印刷封入発送・オフィス軽作業などの単純作業を低コストで代行する事務代行アウトソーシングサービス「ビーアウト」を展開しています。弊社にご依頼頂くことで、大量の単純事務作業をアウトソーシング（外注化）でき、しかも「低コストでスピーディーで正確に」実現できます。
単純な事務作業やオフィス内軽作業などの外注業者をお探しなら、ぜひBPO業務代行サービス「ビーアウト」へ一度お問合せ・ご相談ください。
