コンビニでスキャニングを行うときは、
- USBメモリ
- スマートフォン
主にどちらかを保存先として利用することになります。
共有面や安全面などで両方にメリット・デメリットがあるため、事前に理解してからどちらでデジタル化した書類を保管するか決めてみてください。
今回はコンビニのスキャニングサービスを利用する際、USBメモリとスマートフォンどちらへ保存を行えばよいのか比較していきます。
目次
複数の面で確認！USBメモリとスマートフォンどちらへスキャニングデータを保存する？
ここからはUSBメモリとスマートフォン、スキャニングデータを保存できる両者のメリット・デメリットを比較していきます。
共有面ではどちらにもメリットがある
パソコンでスキャン内容を共有したいときは、どちらにもメリットがあります。
USBメモリの場合、スキャン内容を保存してから社内に持ち帰り、少人数で貸し借りしながら内部データを取り出す必要があります。ただしパソコンへ挿してファイルを読み取りパソコンから表示するだけなので、作業自体は簡単です。ただし都度コピーなどをしてしまうと管理が大変になります。
一方スマートフォンの場合、スキャンしてから共有するにはファイルアプリから共有メニューを選ぶと便利です。メールアプリやオンラインストレージなどが選択できますが、オンラインストレージをおすすめします。都度コピーしなくても、ストレージの管理画面上から同じデータを共有、編集等が可能になるからです。
さっと確認したいときはスマートフォン
もしスキャンしたデータが破損していないかなどをその場で確認したいときは、スマートフォンのほうが便利です。
USBメモリの場合パソコンから内容を確認する必要があるので、その場で内容チェックができません。スマートフォンで保存していれば即内容を表示してチェックできます。
ただしスマートフォンのmicro端子に対応しているUSBメモリであれば、その場で挿入してスマートフォンから内容を確認できるでしょう。
セキュリティ面ではUSBメモリ
セキュリティ面では、USBメモリに分があるかもしれません。
もし使っているスマートフォンが従業員個人の端末であれば、そこにデータが残ってしまう可能性があります。個人端末に業務データが残っていると情報漏洩などのリスクが高まります。
仮にUSBメモリが社内共有のものであれば、業務データはUSBメモリに残ったままなので安心できるでしょう。ただしUSBメモリの紛失や不正利用などのリスクがあることも忘れないでください。
スキャニング量が多いときはコンビニスキャニングは不向き！代行サービス活用を
余談ですが、コンビニのスキャニングサービスは大量のスキャニングに向いていません。長時間占有して作業できませんしコストも掛かります。
スケールメリットを得たいならば、代行サービスへ依頼してみましょう。スキャニングのために雇用数を増加させるより低コストでスキャニング可能です。
まとめ
今回はUSBメモリとスマートフォン、コンビニのスキャニングサービスを利用する際どちらへ保存したほうがよいのか比較してきました。
共有面では用途によってどちらもよさが出ますし、すぐスキャンデータをチェックしたいときはスマートフォンが向いています。またセキュリティ面では取り扱いを間違えると、どちらもデメリットがあらわになるかもしれません。
ぜひ各媒体の違いを認識してスキャニングを行ってみてください。
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