簡単に書類を電子化して記帳代行を依頼できるようになる!スマホスキャンの注意点

2021/03/09

「DX(デジタルトランスフォーメーション)」の波が日本にも迫り、政府は各施策を推進して日本のDX化を成功させようとしています。「電子帳簿保存法」の改正も施策の一つです。

電子帳簿保存法改正により、スマホスキャンによる帳簿の保存が可能になりました。ただし注意点もあるので事前に理解しておきましょう。

今回はスマホで手軽に帳簿を保存したいと考えている方向けに、電子帳簿保存法の改正内容やスマホスキャンする際の注意点などを解説していきます。

電子帳簿保存法が改正!スマホスキャンしたデータも保存方法として認められるように

電子帳簿保存法とは、国税書類を電子データで保存して管理することを認めた法律です。当初は保存方法も限定され活用しにくい法律でしたが、機器の進化によりスマホでのスキャンも保存の対象に入るようになりました。

仮にスマホスキャンでレシートなどの書類をデジタル化できる場合、外出先といった時間があまりとれない場所でも気軽に保存が可能です。また記帳代行業者に依頼を行う際も、あらかじめ基の書類がデジタル化されていれば受け渡しやコストの面で有利になるので覚えておきましょう。

対象外の書類も!スマホスキャンで書類をデジタル化する際の注意点

スマホスキャンによって書類をデジタル化する際は、次のポイントに注意してください。

すぐにスキャンした書類を廃棄してはいけない

スマホスキャンを行って書類をデジタル化できても、すぐに廃棄できません。中小企業であれば税理士などによる検査が終わるまでといったように、確認が終わるまでは紙の書類を保管しておく必要があります。

国税書類がすべてペーパーレスになればそもそも最初からデジタルで書類管理ができるので、より書類の管理が楽になるでしょう。ただ紙がまだ出回っている間は法律に沿って書類を保存しながら、効率よく書類のデジタル化を行ってみてください。

タイムスタンプを発行する必要がある

デジタルデータの書類が真正と確認するため、いつ記録したかなどの情報を「タイムスタンプ」として発行しておく必要があります。

タイムスタンプ認定事業者から電子帳簿保存サービスを提供してもらって、デジタル化を行う方法が有効です。

あらかじめ届け出を行う必要がある

電子帳簿保存法に沿ってスマホスキャンによる保存を行うためには、事前に税務署へ届け出を行う必要があります。「今すぐスマホスキャンを実行しよう」と思っても実行できない点に注意が必要です。

実行前の3ヶ月前に「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書」を提出する必要があるので、スマホスキャンを行いたい場合は余裕をもって縦鼻しておきましょう。

対象外の書類も存在する

  • 仕訳帳
  • 総勘定元帳
  • 手書きの伝票

といった一部の書類は電子保存が認められていません。

対象外の書類をよく確認してスマホスキャンを行ってみてください。

まとめ

今回はスマホスキャンで記帳関係の書類を保存する注意点などを解説してきました。

スマホスキャンで書類を保存できれば、記帳代行業者に依頼する際も手続きが楽になり便利です。ただし事前に届け出を行った上で、タイムスタンプを発行したり対象外の書類を保存しないようにする必要があります。

スマホスキャンや記帳代行業者への依頼などを駆使しながら、賢く記帳業務を効率化していきましょう。