記帳代行業者といった代行業者に単純作業を任せるだけでは、真の業務効率化は実現できません。本当に業務効率を改善したい場合は、根本的に自社の業務体制を見直す必要があります。
まずは基本的なペーパーレス化を実現して、デジタルデータで記帳代行業者に依頼を掛けたりできるようになると便利です。
今回はペーパーレスの基本を知りたい方向けに、ペーパーレスの概要やメリットなどをご紹介していきます。
業務効率化の基本！ペーパーレスとは
ペーパーレスとは「紙が必要ない業務体制を築くこと」だと言えます。
最近コロナウイルスでテレワークに注目が集まっていますが、テレワークを行う上で紙の書類が邪魔になっています。紙の書類を取りに行ったり押印したりするためだけに出社するケースもあり、テレワークの効率性を下げてしまっているのが課題です。
ペーパーレスにより業務に必要な書類をデジタル化すれば、社内での記帳業務や契約業務などさまざまな業務が効率化され、テレワークも推進しやすくなります。ペーパーレスは日本政府も積極的に推進しているので、時代の波に乗り遅れないように今のうちから取り組んでおきましょう。
データをすぐ記帳代行業者などへ引き渡せる！ペーパーレスのメリット
ペーパーレスを実践すると次のようなメリットがあります。
書類をパソコンやスマホで効率よく管理できる
紙の書類は共有性が低いです。たとえば取引先に書類を持って行き忘れると一度会社へ取りに行く手間が掛かります。
しかし紙の書類をいったんデジタルデータ化してパソコンやスマホでいつでも共有できるようにしておくと、万が一忘れても手元で資料を確認するだけで済みます。作業効率はペーパーレス化した書類のほうが高いです。
紙代や印刷代などが削減される
紙の書類でのやり取りが中心だと、
- 印刷するための紙代
- インクなどの印刷代
- 書類保管用のスペース代
- 人件費
といった各コストが発生します。企業によっては大量の書類が発生するパターンもあるので、紙のまま管理しようとすると膨大なコストになる危険があります。
しかしペーパーレス化すれば上記のようなコストは発生しません。法律上すべての書類を最初からデジタル化して紙の書類をゼロにすることはできませんが、ペーパーレスを推進するだけでかなりのコスト削減効果を見込めます。
記帳代行業者などへデータを渡す際も楽になる
記帳代行業者へデータを渡す際、紙の書類やレシートなどをそのまま送付する方も多いと思います。しかしその場合記帳代行が完了するまでに時間が掛かりますし、コストも高くなるのがデメリットです。
しかし最初からデータで書類やレシートなどを管理していれば、記帳代行業者にオンラインで渡して後は必要なものだけを入力してもらえば作業が完了します。データ化していると短納期で成果物が期待できますし、コストも安くなるのがメリットです。
まとめ
今回はペーパーレス化の概要やメリットなどをご紹介してきました。
ペーパーレス化を行うと自社の業務効率が改善しますし、記帳代行業者などに依頼を掛ける際も有利になります。「DX（デジタルトランスフォーメーション）」の第一段階としても重要なのでぜひ積極的に取り組んでみましょう。
