記帳を楽にしたいと考えている場合は、
- 記帳代行を外部業者へ依頼する
- 会計をソフトを利用して自社で業務効率化する
といった方法があります。
どちらにもメリット・デメリットがあるので、比較しながら最適な方法で記帳してみましょう。
今回は記帳を効率化する記帳代行の依頼と会計ソフトの利用、双方のメリット・デメリットをご紹介していきます。
目次
記帳代行の依頼にあるメリット・デメリット！柔軟性が高い反面確定申告は自分でやる必要あり
記帳代行を依頼すると次のようなメリット・デメリットがあります。
メリット1：新規で雇うよりも安く済む
新規で記帳担当者を雇うと採用費や継続的な給与などで費用がかさみます。
しかし記帳代行業者へ依頼すれば、雇うよりも時間が掛かりませんしコストも下がります。長期的に依頼できる業者を探して繁忙期のみに依頼できれば、安く記帳業務を済ませられるのはメリットです。
メリット2：業務がスピーディーで柔軟性も高い
記帳代行業者のスタッフは定型的な記帳作業に長けています。自社で他業務と掛け持ちして記帳業務を行うよりも、確実でスピーディーな記帳が実現します。
また記帳時に注意したい部分も的確に、そして柔軟性をもって対応してくれるのも業者へ依頼するメリットです。
デメリット：税理士資格がない業者には確定申告作業を依頼できない
記帳を行うのは確定申告のため、という方も多いはずです。ただし記帳代行時に確定申告まで代行してもらえるのは、税理士資格を持ったスタッフのいる業者のみです。
まれに税理士資格を持っていないのに、確定申告代行を請け負うようなアピールをしている業者もいます。依頼者としてはそういった業者をかわしつつ、場合によっては確定申告業務自体は自社で行う体制を構築しておくことが重要です。
会計ソフトで業務効率化するメリット・デメリット！初心者でも簡単に記帳できるが操作に慣れるのに時間が掛かる
会計ソフトで記帳業務を効率化すると、次のようなメリット・デメリットがあります。
メリット1：紙で行うよりも申告作業が楽
会計ソフトには
- 数値に基づいて他の項目を自動計算する
- クレジットカードといった決済手段と紐づけて自動金額反映が可能
- エラーがある場合に通知で知らせてくれる
といった機能が搭載されています。
紙で管理すると数値計算やエラーの確認といった作業が大変ですが、会計ソフトだと計算の確実性が上がってエラーも見逃しにくくなります。手軽に会計業務効率化が狙えるのが会計ソフトです。
メリット2：財務状況が可視化されやすい
会計ソフトを使うと、常に画面上で現在の財務状況を確認できます。
紙で管理すると情報共有や反映の手間が出てきますが、会計ソフトだとアカウントさえあればすぐ情報共有できますし、リアルタイムで情報が反映されるため古いデータを参照してしまう危険もなくなります。財務状況の可視化に役立つのが会計ソフトです。
デメリット：操作に慣れる必要がある
会計ソフトによって言葉の使い方や機能の呼び出し方、画面のデザインは異なります。工夫されている分、自社と相性が悪いソフトもあるでしょう。
たとえばクラウドタイプだと、多くのサービスで無料トライアルや無料プランが用意されています。まずは無料で利用して利用した感触を確かめ、導入可否を決めてみてください。
まとめ
今回は記帳代行の依頼と会計ソフトの利用、どちらが業務効率化に役立つのか比較してきました。
どちらもメリット・デメリットがあるので、適した方法を選んで実行するのが重要です。また「記帳は代行業者へ依頼して、確定申告時には会計ソフトを使う」といった両刀持ちを行うことでさらなる効率化を狙えるのもポイントです。
弊社でも記帳代行を請け負っていますので、ぜひ依頼をご検討ください。
【３５０社以上からのご依頼と納品実績！プライバシーマーク取得！安くて正確で安心！パソコン業務・オフィス事務・軽作業の業務代行を実施！事務系業務代行サービス「ビーアウト」のご紹介】
パソコン・タブレット・複合機・スキャニング機などを活用！単純なデータ入力・リスト作成・メールDM送信・スキャン・販促に関わる作業や軽作業を社内スタッフが行うと、自社にのし掛かるコストと時間が無駄になります！
パソコン業務（エクセル・ワード・パワーポイント等を活用したデータ入力業務）・オフィス軽作業（スキャニングやDM発送などのオフィス業務）のBPO業務代行サービス「ビ―アウト」の顧客企業は、大手企業から中小企業まで幅広く、東証一部上場企業様を含む３５０社以上からのご依頼実績と大量の業務をこなしてきた経験があります。特に、パソコン・タブレット・コピー機・スキャニング機器などでの作業の正確さやスピードでは、クライアント様から大きな信頼を頂いています。また、弊社ではプライバシーマーク（Pマーク）を取得しており、情報データ等の取扱いは慎重に実施しています。
BPO業務代行サービス「ビーアウト」では、事務作業の確実性やスピード力に比して代行サービスを相場より安い価格でご提供しており、これまでご満足頂いてきました。「ビーアウト」の業務代行サービス内容は、「企業や店舗から委託されるSNS（インスタグラム・ツイッター）の運用代行」「ホームページのSEO対策に関わるグーグルマイビジネス更新・ブログ作成」「名刺・文字・アンケート等のデータ化」「契約書や領収書などの書類のスキャニング」「WEBサイト検索からの企業情報の営業リスト作成代行」「メールでのDM送信」「ホームページのブログ作成代行」「郵送ダイレクトメール（DM）の印刷・封入・発送」「住宅の間取りデータ作成」など様々です。
もし、御社の社員やスタッフがパソコン・アイパッド・コピー機・スキャン機などを使った単純作業を行う場合、その作業に掛かるコストを「時給と作業に掛かった時間（残業時間を含む）」だけで計算しているかもしれません。しかし実際には、スタッフを募集・採用・教育する際にかかるコストや労務管理コスト、その他社会保険や賃料などを考えると、少なく見積もっても１．５倍ほどのコストが会社に掛かっています。
さらに、その単純な事務作業の仕上りをチェックし、スタッフのモチベーション維持を図る管理者に掛かる時間的コスト・精神的負担や、スタッフがいつ退職するか分からないリスクなど、目に見えないコストやリスクを考えると、企業サイドの負担は図り知れません。その結果、予算を大きく蝕むことになってしまう単純事務作業は、企業にとって悩みの種になっています。
その中で、何とか企業様が抱える課題を解消するソリューションを考え、名刺データ入力・文字データ入力・スキャニング・営業リスト作成・メールDM送信・ホームページ記事作成・SNS投稿・住宅間取り作成・DM印刷封入発送・オフィス軽作業などの単純作業を低コストで代行する事務代行アウトソーシングサービス「ビーアウト」を展開しています。弊社にご依頼頂くことで、大量の単純事務作業をアウトソーシング（外注化）でき、しかも「低コストでスピーディーで正確に」実現できます。
単純な事務作業やオフィス内軽作業などの外注業者をお探しなら、ぜひBPO業務代行サービス「ビーアウト」へ一度お問合せ・ご相談ください。
