突然ですが、皆さんは名刺管理をきちんと出来ているでしょうか？ 名刺1枚の価値は約74万円とも言われ、大きな経済的可能性を秘めています。 また、いただいた紙の名刺のままで保管しているとスペース確保が大変でしょう。 けれども名刺のデータ入力も枚数が多いと、非常に時間のかかる面倒な作業です。 名刺枚数が増えるにつれ、入力ミスの増加にもつながります。 そこで、名刺データ化を業者に外注してはいかがでしょうか？ ここでは、名刺データ化を業者に依頼する前に、決めておく4点をご説明します！

名刺データ化の業者への依頼前に決める4点とは

名刺データ化を業者に依頼する前に決めておくポイントは、以下の4点です。 ①名刺のデータ化してもらう箇所の確認 ②精密性のレベル ③コストの確認 ④業者の作業実績や品質の確認 続いて、各ポイントを把握していきましょう。

①名刺のデータ化する箇所の確認

名刺データ化の代行業者によって、基本料金で入力する箇所は異なります。 またオプション料金の支払いによって、対応可能か否かの確認も必要です。 名前・郵便番号・住所・企業名・部署名・役職名・電話番号は、多くの場合、基本料金に含まれます。 FAX番号・フリガナ・メールアドレス・ホームページのURLを含めたいか等、発注前に決めておきましょう。 さらに下記のような点も、依頼前に検討すべき事項です。 ・社内で各社員が受け取った重複する名刺をチェックしてもらう ・重複名刺があれば削除を依頼する ・名刺はカテゴリー別にホチキス留めを頼む

②精密性のレベル

名刺のデータ化代行業者によっては、通常版とより精密な入力版を用意しています。 また業者によっては、日本語のレベルが満足でない外国人の採用が安い理由です。 外国人でも日本人顔負けの日本語を操る方もいますが、全スタッフが日本人の方が日本語の心配がないでしょう。 名刺のデータ化を業者に依頼する前に、どの程度の精密度で発注するかの検討をおすすめします。

③依頼を検討する業者でのコストの確認

名刺のデータ化代行業者は、名刺1枚当たりの単価を設定していることが一般的です。 しかし業者によっては、大量注文にはボリュームディスカウントを用意しています。 多くの枚数をご依頼される場合は、ディスカウントの有無を確認しておきましょう。

④業者の作業実績や品質の確認

もし業者に確認できる実績があれば、安心でしょう。 継続して多くの大手上場企業の請負を受注している業者であれば、高い品質と品質管理維持の能力があると、判断できます。

まとめ：名刺のデータ化を業者に依頼して、名刺データを活用しよう！

名刺をデータ化して活用すると、営業効率は格段に向上する可能性があります。 名刺のデータ化を業者に外注して、手軽に名刺データを管理しましょう。