増え続ける名刺の管理は社会人にとって頭を悩ませるひとつの課題ですよね。名刺入れや便利なローロデックスを活用してファイリングしていても、収納スペースの確保や持ち運びのしにくさなど課題はたくさんあります。 いっそのこともらった名刺を全部スマホの中に入れてしまえればこれらの課題に悩まされなくてすみます。そこでお教えしたいのが『名刺管理アプリ』です。 今やスマホは必須のツールとしてビジネス・シーンに欠かせませんが、名刺管理もスマホの名刺管理アプリを使うとスマートに管理できます。そこで今回の記事では名刺管理アプリを使うメリットや、その活用方法についてお伝えします。    

名刺管理アプリを使うメリット

名刺管理アプリを使うメリットには、まず保管にスペースがいらないことがあります。また、これまでのように取引先の担当者の名刺が変わった際に、名刺ファイルから過去の名刺を探して最新のものに更新するなどの手間も掛かりません。名刺をファイルで保存していると、定期的に名刺を整理するなどの管理が必要になりますが、名刺管理アプリを利用することで管理の煩わしさから解放されることになります。 それから外出先での名刺チェックもスマホ1つで可能です。ビジネスで外出先にスマホを持っていかないということはそうないですよね。データ通信のできる場所ならどこでも容易に名刺をチェックできるようになります。 また、スマホカメラを利用して名刺をスキャンすることができるので、いちいち全部を手入力する必要がありません。更新も容易です。手入力に比べて入力や管理にかかる時間を大幅に短縮することができ、保存しているデータからスムーズに名刺を検索できるので仕事の効率をあげることができます。保存する場合に項目でグループ化しておけば、たとえ名前を忘れてしまったとしてもキーワードから探したり、同じ会社の人間だけでまとめて検索したりなど、取り回しも便利にになります。          

名刺管理アプリの活用方法

とても便利な名刺管理アプリなのですが、そのいちばんの活用方法は会社で名刺データを共有することです。 名刺のデジタル化によって個人ごとに把握していた人脈が、会社全体の影響を及ぼせる範囲として可視化されます。 あるプロジェクトに取引先を納得させる必要があったとして、窓口の人が頑として首を縦に振らない。 しかし名刺データベースを眺めてみたら、自社の別部署の人間が取引先の上役の名刺を持っていたのでそのルートから説得してもらったところ、上手くいったなんてケースもあります。 名刺情報を共有していなかったら別部署の人間が誰と面識があるかなんてわかりませんよね。 なので名刺をデータ化する際はできるだけ他人を巻き込んで行うようにするのが吉です。  

最後に

名刺管理アプリは提供会社によって色々な特徴があります。利用用途・目的に応じて適切なアプリを選ぶようにしましょう。そして名刺のデータ化を使いこなしてビジネスを有利に運んでいきましょう！！