「ドーモドーモ」 お互いにお辞儀をしながら名刺を交換するのは日本独自のビジネス文化。初対面でも円滑に互いのビジネス的な立ち位置を知ることができ、その取り扱い一つでもってビジネス文化へのコミットメントの深さを推し量ることの出来る名刺交換とはまさに戦国時代における茶の湯、ビジネス世界のリトマス試験紙。名刺とは紙一枚で色々なことを知らせることのできる大変優秀なビジネスツールと言えます。 みなさんの中には就職活動の際に名刺の取り扱いについて講習を受けた覚えのある方も多いのではないでしょうか。 さて、毎年春先になると,一家言ある方から新社会人に向けて『名刺交換のマナー』に関する助言が飛び交いますが、『受け取った後の名刺をどう活用するのか』ということについてまでは言及されることが少ないように見受けられます。あまり意識されない工程なのでしょう。裏を返せば受け取った名刺を効率よく整理して活用することは、ビジネスパーソンとして他人に差をつけるための重要なポイントと言えます。 名刺を効率よく管理する方法にはアナログなものとデジタルなものがあるのですが、それぞれのメリット・デメリットとともにご紹介いたしますのでこれからのビジネスにご活用ください。  

名刺をアナログで管理する場合

アナログ方式の名刺管理といっても「名刺フォルダー」や「名刺ケース」など名刺を管理するツールが複数あります。 固定の取引相手がいるビジネスパーソンであれば、回転型やボックス型の「名刺ケース」で管理するのがおすすめです。 固定の取引相手がいる場合には会社名や個人名などで相手のことを覚えていることでしょう。 そういった場合、名刺ケースを用いて会社名や個人名の五十音順で管理していると必要時にすぐに名刺をとりだすことができます。  

アナログ管理のメリット

アナログ管理の利点は名刺自体を保管できることです。モノと記憶は密接に結びついているので、名刺を交換したときの記憶の呼び水となりますし、保管している名刺自体を相手に見せることにより、取引相手として尊重していることを印象付けることもできます。  

アナログ管理のネック

反面、そのデメリットは取り回しの悪さにあります。名刺はモノであり、モノであるということはかさばるということです。 何があってもいいように全部の名刺を持ち歩く、なんてことはできません。  

名刺情報をデジタルで管理する場合のメリット

名刺管理で一番重視するべきことは、『整理方法のシンプルさ』です。 名刺管理は『オフィスに戻ったらすぐやる』が鉄則。いくら綺麗に整頓できるとしても、アーカイブするのに毎回煩雑な手続きが必要な管理方法では長続きしません。 その点『デジタル管理』はとっても簡単。頂いた名刺をサッとスキャナーで読み込んでしまえば入力の手間は極小です。 小型のスキャナーやスマホカメラを利用したアプリを使えばオフィスに帰るのを待つまでもなく、会合後のちょっとした空き時間に記録することができます。 さらにデータ自体をクラウド上に上げてしまえば、電波の届く範囲ならどこでも名刺記載情報を確認できます。    

デジタル化のネック

最近はデータ管理用の無料のスキャンアプリなどもたくさん出ているので費用も抑えられます。個人で名刺管理する場合はですが… 会社で名刺を電子化する場合や個人でも結構な頻度で名刺を交換する方にとってデジタル化のネックになるのが、過去に頂いた名刺です。 名刺デジタル化以前に頂いた名刺が多いと作業量が結構増えます。スマホアプリで一枚一枚読んでいくことはできますが、それを１００枚、２００枚とやって読んだデータの整合をしてカテゴリ分けするのはとても手間が掛かります。一度に沢山読めるスキャナーも存在はするのですが、この作業のためだけに購入するのも憚られます。 そこでオススメしたいのが名刺情報入力代行サービスです。 作業に慣れたスタッフと業務用のスキャナーで、御社の名刺のデータ化を強力にサポートしてくれることでしょう。  

まとめ

付き合いが増えれば増えるほど溜まっていく名刺。ただ会社のデスクにほおっておくだけでは勿体ない。効率よく管理してこれからのビジネスに活用していきましょう。