名刺をデータ入力する際に、「読み仮名」をよく確認していますか？読み仮名は普段気にしないで入力している方も多いでしょうが、エクセルでのデータ入力といった場面で意識しないで何となく入力して変換すると大変な事態になることがあります。
スムーズに並び替え作業などができるように、ぜひ注意点を学んでおいてください。今回は名刺入力の際、読み仮名入力が間違っているとどのようになるのか、問題点や解決方法をご紹介していきます。
目次
名刺入力で「読み仮名入力」が間違っているとどうなるのか？
日本の名刺では漢字で指名が記載されており、まず読み仮名を入力してからそれを漢字に変換することが多いです。しかし日本人の漢字氏名は難しいものも多く、読み仮名を直接入力しても漢字が正しく変換されないケースも多いです。そこで漢字が出てくるように間違った読み仮名をあえてデータ入力して変換するパターンがあります。
しかしこの場合、後で並び替え作業をする際などに大変なことになります。漢字データに登録されている読み仮名のデータは、入力時の間違った読み仮名だからです。このためたとえば「田中」の読みが「たなか」なのに「た」と「ちゅう」で別々に変換してしまうと、読みが「たちゅう」になったりして並び替えが正常になりません。
また外部から漢字データのみをコピーして貼り付けてしまうと、読み仮名が登録されていないためここでも不具合が出てしまうリスクがあります。
漢字の読み仮名を正しく認識させたい！解決方法を解説
ここからは漢字の読み方をチェックして正しく認識させるといった問題の解決方法を、エクセルをベースにご紹介していきます。
ふりがなをいっしょにデータベース化する
まず氏名入力をする項目がある場合、その名刺データベースのすぐ右に「ふりがな」といった項目を追加して正しい読みを別に記載する方法があります。もし漢字の読みが変換時に間違っていても、改めて右側に正しい読みを「ひらがな」で直接入力すれば「ふりがな」が書いてある項目を基準に正しく並び替えができます。
ただし、この方法だと漢字の読みに登録されている名刺データはそのままになるので、正しくない可能性があるのがネックです。そこで関数を使って「フリガナ」を管理・編集する方法を、エクセルの場合はおすすめします。
関数を使ってふりがなを編集する
エクセルには漢字データなどに登録されている読みを抽出して表示する「PHONETIC」という関数があります。この関数で漢字が書いてある項目を選択してから隣のセルへ抽出すると、現在の読みが出てきます。
そして抽出部分を調整して正しい読みにすれば、漢字に正しい読みが登録されるので漢字が書いてある項目を並び替え対象にできるので安心です。この方法だと「ひらがな」として読みを漢字の隣りへ入力する手間が省けて効率的に作業ができます。ただし、「ふりがな」の修正は関数から直接するわけではなく、漢字が書いてある項目を選択してエクセルから「ふりがなの表示」を選択、漢字の上に表示された名刺データを直接編集して修正することになるので注意してみてください。
まとめ
今回は名刺データの入力の際、「読み仮名入力」が間違っているとどのようになるのか、問題点や解決方法をご紹介してきました。
「読み仮名」が名刺データの入力の際に間違っていると、データ並び替えのときなどに順番が間違ったものになったりとエラーが出る可能性があります。そこで必ず登録されている読みを確認して修正する、といった工夫を行いましょう。
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