マイクロソフトのエクセルは歴史のあるビジネスツールであり、さまざまな企業でデータベース管理において利用されています。そして、名刺入力の際にも情報入力の効率化のため活用されているのがポイントです。

エクセルの機能を知って活用することで、単純に名刺の情報を入力して1つ1つテキストにするよりも圧倒的な効率化が達成できます。そこで今回は、エクセルで使える名刺管理関連の機能をご紹介していきます。

エクセルとは？

エクセルとはマイクロソフト社が提供している、業務効率化のためのビジネスツールです。現在ではエクセルの廉価版のようなさまざまな競合ツールが登場していますが、次のような理由でエクセルのシェアは大きく落ちてはいません。

• 豊富な関数を活用できる
• オンラインで情報編集も可能
• 新機能が順次公開される

エクセルでは競合ツールにはない関数も利用できます。こういったエクセル独自の関数はトレンドを抑えた使いやすいものであるケースも多く、利便性が高いです。

またオンラインで情報編集もできます。エクセルをオンラインで接続して使うことでデータの共有や共同編集も可能です。

また必要な機能は順次公開されてエクセルで活用できるようになります。プランによっては新機能が追加されない場合もありますが、更新プランを導入すれば簡単に新機能を試すことが可能です。

名刺入力で使えるエクセルの機能とは？情報を効率よく入力して整理が可能

ここからは名刺入力で使えるエクセルの機能を解説していきます。

テーブル

エクセルには対象のデータ範囲をテーブルとして設定してデザインできるだけでなく、すぐ並び変えたり関数を追加したりできる機能があります。

使い方はまずテーブルにしたいデータ範囲をマウスでドラッグしたりしながらチェック、その後「挿入」タブ→「テーブル」といったようにメニューへアクセスして画面の指示に従い設定を行うだけです。先頭行などを見出し設定することで、テーブルがより確認しやすくなります。

プルダウン

エクセルにはあらかじめ設定した項目からすぐに入力内容を決定できるプルダウン機能があります。取引先の企業といった決まった内容を事前入力して項目化しておくことで、いちいち同じ情報を入力しなくても効率よく名刺情報を格納できるのがメリットです。

使い方はまずプルダウン項目をエクセルのセルへ入力しておき、その範囲を「データ」タブにある「データの入力規則」において範囲設定します。内容が変更になる場合はプルダウンの基になるセル範囲を更新してから入力規則にも反映するだけでOKです。エラーメッセージの表示といった機能も入力規則で追加できるので覚えておいてください。

エクセルオンライン

エクセルオンラインを利用することで、エクセルシートのオンライン編集や共同閲覧などが可能です。使い方は公式サイトへアクセスして、マイクロソフトアカウントでログインするだけです。

共同閲覧・編集したデータはローカルのエクセルでも参照できます。

まとめ

今回は名刺入力で活用できるエクセルの機能をご紹介してきました。どれも複雑な関数操作などが必要ないため、気軽に利用できます。

こういった機能を覚えてスキルアップするだけで、名刺入力の効率は一気に向上します。ぜひ名刺入力×エクセルで業務効率化を達成してみてください。

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