海外データエントリーでは、日本企業ではなく海外の企業やスタッフが入力作業を代行します。日本企業に依頼したつもりでも、下請けで海外企業・スタッフへ仕事が流れるケースがあるので注意しましょう。
今回は名刺入力の依頼時にも関係してくる、海外データエントリーについてご紹介していきます。
目次
海外データエントリーとは？日本人以外のスタッフが名刺入力を行う
海外データエントリーとは、「日本の企業が日本以外の企業へデータ入力に関係する仕事を依頼する形式」を指しています。名刺入力を海外の企業へ依頼する際も、海外データエントリー扱いです。
日本の企業へ依頼した際も、下請けとして海外企業やスタッフが使われることがあります。このため名刺入力を依頼する際は、依頼された名刺入力を企業が直接やるのか、それとも下請けに任せて海外データエントリー扱いにするのか事前に確認する必要があるでしょう。
海外データエントリーには次のようなメリットがあります。
- 簡単な日本語だとそこまで品質に差が出ない
- 英語といった日本以外の言語が多い際は強みが発揮される
- 依頼単価が日本企業より安い
簡単な日本語だとスムーズに入力ができるので、日本の企業でも海外の企業でも品質に差が出ない可能性が高いでしょう。また日本以外の言語が多い際は、英語といった言語が母国語である海外スタッフが入力したほうがかえってスムーズに入力できる可能性があります。
依頼単価が日本企業より安くなるのは想像が付きやすいでしょう。物価が安い国にある企業へ依頼することで、依頼単価も日本より下げやすいのが海外データエントリーの特徴です。
柔軟な名刺入力は不可能！海外データエントリーの注意点とは
海外データエントリーを検討する際は、次の点に注意してみてください。
依頼の際内容にずれが起こる可能性がある
海外データエントリーを利用する際は、コミュニケーションを取るのが難しくなることに注意が必要です。直接海外企業へ依頼を行う場合は、日本語以外の言語でもコミュニケーションを取れるようにしておかないと意思疎通が難しくなります。
また日本企業がいったん依頼を受けてから、外部の海外企業・スタッフへ依頼を下請けで流す形式でも注意が必要です。下請けが発生する前に意思疎通が成功していないと、内容のずれが大きくなるリスクがあるからです。
日本人のような柔軟な対応はできない
日本語には
- 同じつづりでも意味合いが異なる言葉が多い
- 文脈によって言葉のニュアンスが変わってくる
といった難しい側面があります。普段日本語を使い慣れていないと上記の注意を基に的確な名刺入力を行うのは難しいです。
名刺のフォーマットが特殊でニュアンスの判断が海外の人では難しい場合、海外データエントリー活用のハードルは上がるでしょう。
セキュリティ面で不安がある
日本企業に依頼する際も同じですが、相手が個人情報といった機密を的確に保管して廃棄できるかも確認しておく必要があります。
- 過去に情報漏洩などでトラブルがなかったか
- セキュリティに関する国際規格（ISO）などを取得しているか
といった基準で信頼できる依頼先か確認できると安心できるでしょう。
まとめ
今回は海外データエントリーについてご紹介してきました。
海外データエントリーを利用することで、安く料金を抑えられるといったメリットが受けられます。ただし名刺入力の精度・柔軟性ではデメリットが目立つので、代行の手が必要であれば国内の企業へ依頼ができると安心です。
弊社では100％日本人スタッフが名刺入力を代行しています。ぜひ精度などが求められる案件は弊社へご依頼ください。
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もし、御社の社員やスタッフがパソコン・アイパッド・コピー機・スキャン機などを使った単純作業を行う場合、その作業に掛かるコストを「時給と作業に掛かった時間（残業時間を含む）」だけで計算しているかもしれません。しかし実際には、スタッフを募集・採用・教育する際にかかるコストや労務管理コスト、その他社会保険や賃料などを考えると、少なく見積もっても１．５倍ほどのコストが会社に掛かっています。
さらに、その単純な事務作業の仕上りをチェックし、スタッフのモチベーション維持を図る管理者に掛かる時間的コスト・精神的負担や、スタッフがいつ退職するか分からないリスクなど、目に見えないコストやリスクを考えると、企業サイドの負担は図り知れません。その結果、予算を大きく蝕むことになってしまう単純事務作業は、企業にとって悩みの種になっています。
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