名簿入力の注意点とは?どんなことに気を付けたらいいの?

2019/04/09

名簿入力とは、基本となるデータをもとに、住所、氏名、電話番号などを決められたルールにそって、エクセルなどの表計算ソフトに入力し、リストを作成する作業です。

一見、簡単そうで誰にでもできそうですが、作業するにあたり、いくつかの注意点があります。今回はその注意点をまとめてみました。

 

入力のルールをしっかりと確認しよう

入力の際には、作成された名簿の用途に応じて、決められたルールがあります。「全て全角カタカナ」「英数字は全て半角」など書式のルールが決められていたり、「空欄には×を入力する」など、入力する際にひと手間必要な場合もあります。

入力する量が増えてくると、ルールを一つでも間違えてしまった場合、修正が大変になってしまいますので、しっかりとルールを確認してから作業をしましょう。

 

使用目的を理解しよう

名簿入力で作成されたデータは様々なことに使用されます。「印刷して資料にする」「宅配物の宛名にする」「名簿データとして、コンピュータに保存される」。

自分の入力したデータがどのようなことに使用されるかを理解することにより、どこに注意をして名簿入力をし、どのような状態で納品したらいいのかを考えることができます。

そうすることによってより品質が向上し、質の高い名簿データを作成することができるでしょう。

 

 

 

 

ミスを起こさないための工夫をしよう

名簿入力は、とても集中力と注意力が必要になる作業です。とくに人名や地名の入力をする場合、読み方がわからなかったり、変換しても文字が出てこなかったりと手間取ることも多々あります。また、電話番号や郵便番号など数字入力の場合は、ミスがわかりにくくなり、さらに注意力が必要になるでしょう。

作業を早く終わらせようと、スピードを上げて作業することも大事ですが、ミスに気づかず作業をしてしまうと、修正が必要になり、かえって時間がかかってしまいます。

こまめに休憩をとったり、作業時間をきちんと決めて長時間作業をすることをなくしたりと、集中力と注意力を切らさない工夫も必要でしょう。

 

 

データ管理を徹底しよう

名簿入力を行うのに必要な元データは、当然ですが個人情報です。

万が一にも流出してしまったら大変なことになります。

作業していたパソコンを紛失してしまったり、作業内容についてのやりとりの際、あやまって関係のない人にデータを送ってしまったりと、可能性はいくつも考えられます。作業しているパソコンがウイルスに感染しまうかもしれませんから、セキリュティソフトも必要でしょう。

今取り扱っているのは個人情報ということを再認識して、絶対にデータ流出のないよう、細心の注意を払いましょう。

 

 

 

まとめ

名簿入力は特別なスキルが必要なく、取り組みやすい作業です。しかし、その分正確性が求められ、集中力、注意力がとても必要になります。

今回あげた注意すべき点を意識して、よりクオリティの高い名簿入力を行なっていきましょう。