自分で名簿データを作成して管理をしようとするとき、エクセルを使って作成するのがとても便利です。エクセルは表計算ソフトではありますが、名簿管理に必要な絞り込み機能を備えていますので、名簿データを管理するにはとても便利でしょう。 そしてエクセルの機能の中で絞り込みといえば、みなさん「オートフィルター」を使用すると思います。オートフィルターはエクセルで作成したデータを表示させたい項目だけに絞り込むことができ、名簿データを管理する場合にとても役に立つ機能です。しかし、エクセルにはオートフィルターよりも直感的に絞り込みができる機能が備わっています。その機能が「スライサー」という機能になります。あまりなじみのない機能にはなると思いますが、使ってみるととても便利な機能になりますので、今回はこの「スライサー」についてご説明したいと思います。    

表をテーブル変換する

スライサーを使用するには、まず表をテーブルに変換する必要があります。表をテーブルに変換する方法は、作成した表のいずれかのセルをクリックし、画面にある「挿入」タブをクリックします。「挿入」タブをクリックすると「テーブル」というアイコンが現れますのでクリックします。するとテーブル作成ダイアログボックスが表示されます。そして、テーブルに変換する範囲が自動で表示されますので、正しくあっているかを確認して問題なければ「OK」をクリックします。もし間違いがあれば正しい範囲を入力して下さい。これで、表をテーブルに変換することができます。    

スライサーを作成する

表をテーブルに変換することができたら、次にスライサーを作成します。テーブル内にあるセルのうちどこでもいいので選択します。そして「テーブルツール」にある「デザインタブ」を選択し、さらに「スライサーの挿入」を選択します。するとダイアログボックスが表示されますので、絞り込みたい条件に合う、列の項目にチェックを入れます。するとシートに選択した項目が、別枠で追加表示されていると思います。これがスライサーになります。この状態ですとスライサーが表に被ってしまっていますので、何も表示されていない空欄部分にドラックして移動させます。これでスライサーの完成です。    

データを抽出する

スライサーを挿入できましたら、データを抽出します。先ほど挿入したスライサーには絞り込みたい列の項目が表示されており、さらにその列に表示されている項目が、一覧表示されています。その中で絞り込みたい項目をクリックすると、その項目を含んだものが全て一覧表示されます。このようにスライサーを使用することにより、ワンクリックで絞り込みすることができます。なお、絞り込んだ項目を解除するには「フィルターのクリア」をクリックすることにより、解除することができます。        

複数の条件で絞り込む

スライサーを使って複数の項目を絞り込むこともできます。まずは一つ目の絞り込みたい項目を選択し、そのあとにスライサー右上部分にある「複数選択」をクリックします。そして絞り込みたい他の項目を選択します。すると選択した他の項目を含んだものが表示されます。このようにして複数の項目を含んだものを、絞り込むことができます。「複数選択」をクリックして選択する代わりに、「Ctrlキー」を押しながら選択しても同じように操作することができますので、自分のやりやすい方で使い分けてみましょう。    

「〇〇かつ〇〇」で絞り込む

スライサーを使った絞り込みの場合、「〇〇かつ〇〇」というような絞り込みをすることができます。絞り込み条件の列の項目で、絞り込みたい複数のスライサーを挿入します。そして、絞り込みたい条件の項目を全て選択します。すると選択した項目全てを含んだものが表示されます。挿入するスライサーを代える事により、様々な組み合わせで絞り込むこともできます。    

まとめ

今回は、エクセルの機能の一つである「スライサー」を使った絞り込み方法についてご説明しました。絞り込みは「オートフィルター」を使用するのが一般的かと思いますが「スライサー」を使用する事により、簡単、直感的に絞り込むことができますので用途に応じて使い分けてみましょう。 また、大量の名簿入力やパソコンの操作に慣れていない人の場合、名簿入力はとても時間と労力のかかる作業になりますので、無理せず専門の代行業者に依頼するのもいい方法でしょう。