エクセルで名簿を管理するときに注意すること

2019/05/15

表計算ソフトのエクセルはみなさんご存知ですよね。エクセルは表計算ソフトですが、手軽に名簿作成ができ管理することもできます。名簿管理とは、氏名、住所、電話番号、メールアドレス、購入履歴、趣向、などの顧客情報を一つのデーターベースにまとめることにより、必要な情報を簡単に取り出すことができ、次回の購入に繋げることができるようになります。このような名簿管理がエクセルでできるのですが、管理するときにはいくつかの注意点があります。今回は、エクセルで名簿管理する際に注意すべき点をいくつかご紹介します。

 

名簿管理する前に考えること

エクセルで名簿管理するにあたり、まずは事前にいくつか考えておく項目があります。考えておくこととは「名簿管理する目的は何か」「何の情報が欲しいか」「どのように入手するか」「どのように活用するか」です。

「名簿管理する目的」と「どのように活用するか」をあらかじめ明確にしておくことにより必要な名簿情報がはっきりします。もし活用する目的が商品販売の促進であれば、氏名や住所に加え、購入履歴や趣向も名簿として管理しておくことが必要とわかるでしょう。

必要な名簿情報が明確になれば、次は「どのように入手するか」を考えることができます。ただ顧客情報を入力するだけでは得ることができない情報もあるでしょうから、そのような場合はどうやって入手するかも事前に決めておくことができます。営業やマーケティングに活用できるクオリティの高い名簿を作成するためには、事前にこれらのことを考えておくことが重要になってきます。

 

基本的な入力ルールの徹底

エクセルで名簿入力するときの注意すべき点として、基本的な入力ルールを徹底することが一番大事でしょう。例えば、「フリガナ」を入力する項目があるとすれば平仮名ではなく全てカタカナで統一する。数字を入力するときには全て半角数字で入力する。郵便番号、電話番号を入力するときは、「〒」「☎︎」「-」などの記号は使わない。などと、細かい入力のルールを事前に決めて、常に徹底して守ることはとても重要です。もしルールが決められておらず、入力するときにバラバラで入力してしまったら、後にデータベースとして活用することができなくなってしまうからです。

また、入力者がいつ代わってもいいように、入力するときのルールは誰もが共有できるような状態にしておきましょう。

 

他のソフトとの連動

顧客情報は、企業が成長すればするほど情報は増えていくものです。エクセルで手軽に管理できると先程話しましたが、それはあくまで一定の範囲内であり、顧客情報が多くなってしまうと、いずれエクセルでは対応できなくなってしまうで可能性があります。そのような時期がきた場合に備えて、他のソフトとの連動をさせておくことも大切です。事前に連動させておかないと、とても大変な作業になる可能性があります。初めはエクセルで問題ないと思いますが、将来的なことも考えて、事前に他のソフトとの連動もしておきましょう。

 

 

社内へ浸透させる

顧客管理をする上で、データを常に最新に更新することも重要です。せっかく入力してある名簿情報も最新の状態でなければ、全く使えないものになってしまいます。氏名や住所など基本的な個人情報だけであればいいのですが、商品の購入履歴などは常に更新しなければなりません。

しかし、そのような状態を常に維持するためには一人の入力者だけでは厳しいものがあるでしょう。社内全体での協力体制をしっかりと整えることにより、常に最新の状態に保つことが可能になるでしょう。

そのためには社内への顧客管理の意識を浸透させる必要があります。また、誰でも入力できるように使い方を理解する必要もありますから、事前にレクチャーをする必要もあるでしょう。そして顧客名簿の重要性を全員が理解することができれば、常に最新の状態のクオリティの高い名簿管理ができるでしょう。

 

まとめ

今回は、エクセル で名簿管理するときに注意しておくべきことをいくつかご紹介しました。まずはエクセルで名簿管理を初めて、顧客のが増えてきたらソフトのバージョンアップをする方法もいいでしょうし、エクセルだけでも注意すべき点を抑えて管理すれば、十分に活用できるでしょう。名簿管理は企業にとってとても重要なことですので、自社に合った方法を見つけ、しっかりと管理していきましょう。