手軽に住所録や名簿を作成しようと考えたとき、使えるソフトとして考えられるのはマイクロソフトの「エクセル」ですよね。エクセルは表計算ソフトですが、住所録を作成するときにも大変便利です。データベースとして活用することができ、検索機能をつけることができます。しかし、名簿を作成するときにいくつかの注意点があります。注意点に気をつけて入力しないと、せっかく作成した住所録もうまく機能しなくなり、あまり意味のないものになってしまいます。

今回はそんなことにならないように、エクセルで住所録を作成する際に注意すべき点をいくつかご紹介します。

タイトルはつけない

エクセルで何かを作成するときに、最上部にタイトルをつけることはよくするかと思いますが、住所録を作成するときにはタイトルは不要になります。タイトルをつけてしますと、データベースとして使用するときに、検索や並び替えがうまくできなくなります。

1データは1行に入力する

エクセルにデータを入力する際、1つのデータは必ず1行にまとめて入力しなければいけません。住所録をデータベースとして使用するときに1行にまとめていなければ、検索機能を使って検索したときに正確に検索できなくなる為です。データを入力するときは必ず1行にまとめて入力しましょう。

項目を追加するときは列を増やす

1データ1行でまとめなければいけませんので、項目を増やすときは列を増やして項目を追加しましょう。備考欄やメモ欄を増やすときも同じです。エクセルで住所録を作成すると項目は列、データは行に入力する為、自然と縦長の表になると思います。

スペースをあけない

データを入力していて、ちょっと見づらいな、わかりずらいなと思い、見やすくなるようにデータの間や項目の間にスペースを開けたくなるかもしれません。しかしデータを入力する際にスペースは開けてはいけません。スペースを開けてしまうとデータベースとして使用したときに機能しなくなってしまうからです。見にくいと感じるかもしれませんが、データを入力するときはスペースを開けずに入力しましょう。

入力すべき項目

住所録を作成する際に必ず入力しなければいけない項目がいくつかあります。基本的な項目としては「氏名」「郵便番号」「住所」ですが、宛名印刷で使用する場合は「敬称」「連名」なども必須項目になります。ビジネスで使用するのであればさらに「会社名」「部署名」「役職名」も必要になります。またデータベースとして使用するときは、検索や並べ替えを行えるように「フリガナ」の項目も入力しましょう。

「氏名」も宛名印刷をする為に、「氏名」の他に「性」「名」の項目も必要になります。また印刷したときのレイアウトも考えて「住所」にも項目を追加しましょう。「住所」を「住所A」に変更し、「住所1」「住所2」の項目を追加します。入力するときは、「住所1」に都道府県、市町村を入力し、「住所2」に番地、ビル名を入力します。こうすることによりハガキなどに印刷する際に、レイアウトを考えて「住所1」と「住所2」を2列に分けて印刷することができるようになります。

記号や絵文字は使わない

「電話番号」や「郵便番号」を入力する際、「〒」や「☎︎」などの記号や絵文字は絶対に使わないようにしましょう。こちらも使用してしまうとデータベースでの検索や並び替えがうまくできなくなってしまいます。

まとめ

今回は、エクセルで住所録を作成するときの注意点をいくつかご紹介しました。あらかじめ注意点を頭に入れて考えながら作成しないと、せっかく出来上がった住所録でも、データベースとしてちゃんと機能しなくなりますので、注意点をしっかりと意識しながら作成していきましょう。

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