名簿入力といった業務代行の依頼を掛ける際は、発注先企業の信頼性を確認する必要があります。最近ではセキュリティへの関心が高まっており、いくつかポイントを押さえながらチェックを行うことで安全な企業に依頼を掛けられるようになるのがポイントです。

今回は名簿入力の依頼にも関係してくる、情報セキュリティの注意点について解説していきます。

そもそも情報セキュリティとは何か？

情報セキュリティとは、「ITにおいて情報を保管・処理する際に必要なセキュリティを確保するような考え方」を指します。

ITの脅威などを啓もうしている「IPA」では、企業の情報セキュリティの脅威として

1. ランサムウェア
2. 標的型攻撃
3. サプライチェーンの脆弱性を突く攻撃

などを上位に挙げながら注意を促しています。どの企業でも情報を狙われ、情報漏洩やハッキングといった被害に遭遇する可能性はあるでしょう。中小企業も例外ではなく、むしろ売上や取引の規模が小さいからと言って安心している分犯罪者に狙われやすい傾向にあります。

名簿入力といった代行業務では、機密情報もある程度扱うので取引先企業の信頼性が求められます。特にパソコンでどうやって情報セキュリティを確保して入力作業を行うのかは、事前にチェックしておきましょう。

プライバシーマーク取得も重要！名簿入力といった代行業務を行っている業者の情報セキュリティを見分ける方法

ここからは適切な代行業者の見分け方を解説していきます。

プライバシーマークやISMSなどを取得しているか

初心者でも簡単に情報セキュリティで信頼できる業者を見分けるには、まず目に見えて判断のできる認証を取得しているか確認するのがポイントになってきます。

たとえばプライバシーマーク制度は、基準をクリアした上で一定の料金を払っている企業にのみ専用ロゴの表示が認められる認証制度です。取得しているとプライバシーに関する情報の扱いが適切な企業として認められているということなので、安心して依頼ができます。

さらに情報セキュリティへ特化した認証として、ISMSも存在しています。認定を受けている場合はISMSに関するロゴが公式の企業ページで紹介されているはずなので確認してみましょう。

教えられる範囲でセキュリティ対策を公表してくれるか

気になるようであれば、代行企業へ問い合わせを行ってどのようなセキュリティ対策を行っているか確認してみるのもよいでしょう。認識のずれを防いで詳細なセキュリティ情報を共有できるのもメリットです。

公式ページの説明だけだと納得できないケースもあるので、必要な場合はメールや電話でセキュリティ対策の詳細を聞いてみてください。

まとめ

今回は名簿入力の依頼にも関係してくる、情報セキュリティの注意点について解説してきました。

情報セキュリティに気を付けている企業へ名簿入力などを依頼することで、情報漏洩を心配せずに依頼が可能です。ただし100％漏洩しないとは限らないので、自社での対策も行いながらセキュリティを高めていきましょう。