データ入力で、入力漏れ・チェック漏れを無くす方法

2019/07/31

データ入力や文字入力を行った時、とても重要な作業に最終確認があります。「確認するだけ」と思われがちのチェック作業ですが、この最終確認をどれだけ正確に行うかで、データ入力の全てが決まると言っても過言ではありません。

なぜなら、データ入力は正確性がとても重要な作業になるからです。例えどんなにスピーディーに作業を行なったとしても、入力漏れや誤りがあったら意味がありません。場合によっては多めに時間をかけたとしても、正確なデータ入力の方が信用を得ることができるでしょう。

したがって、最終確認をしっかりと行うことによって、データ入力はクオリティーを高めることができるのです。そこで今回は、データ入力を行なった際の最終確認について、チェック漏れを無くす方法をご紹介したいと思います。

 

 

一人ではなく、複数で確認する

一人での確認には限界があります。人それぞれにクセや性格があるように、チェックにも人によって偏りがどうしてもあります。また一人でチェックをすると思い込みが生じてしまい、何回チェックしても見落としてしまう場合もあります。このようなことを防ぐためにも、チェックをする場合には、二人ない三人で行うようにしましょう。複数人でチェックを行うことにより、チェック漏れは格段に減らすことができるでしょう。

 

 

二重入力をする

複数人でチェックをすることで、チェック漏れを減らすことができるとは思いますが、完全になくることはできないでしょう。なぜならチェックした全員が見落としてしまう可能性もあるからです。

そこで一番確実な方法として、二重入力があげられます。二重入力は同じデータ入力を二人が行い、互いに違いがないか照合をする流れになります。チェックではなく、機械的に照合をするのでチェック漏れを無くすことができるでしょう。

しかし、二重入力のデメリットとして、とても手間がかかってしまうことがあげられます。一人で作業を行う場合よりも倍の労力がかかるようになります。どうしてもミスが許されない重要性の高いデータ入力の場合は、この方法が効果的でしょう。

 

 

データと紙の両方でチェックする

複数人でチェックできない環境の場合もあるかと思います。そんな時は、データと紙の両方でチェックするといいでしょう。まずはじめにデータの状態でチェックをして、次に紙に印刷をして再度チェックします。特に意味がないように感じるかと思いますが、データでばかり見ていると目が慣れてしまい、チェック漏れの原因となります。紙に印刷すると見え方も変わりますから、データの状態では気づかなかったミスにも気づくことができるでしょう。

 

 

 

 

入力した方向とは逆にチェックする

視点を変える方法として、入力してた方向とは逆の順番にチェックする方法も効果的でしょう。上から順番に入力したのであれば、下からチェックしていくという感じです。

入力した方向と同じ方向でチェックしてしまうと、無意識のうちに入力した項目を「〇〇の次は△△」というように覚えてしまい、思い込みで間違いに気づかない可能性があります。入力とは逆の順番でチェックすることにより、そのような思い込みを無くすことができるので、チェック漏れを防ぐことができるでしょう。

 

 

まとめ

今回は、データ入力を行なった際のチェック漏れを無くす方法を、いくつかご紹介しました。データ入力や文字入力は精度がとても重要な作業になるため、最終チェックがとても重要になります。今回ご紹介した方法を参考にして頂き、より正確なデータ入力をしていきましょう。

しかし、大量のデータ入力をする場合や、タイピングスピードに不安がある場合は無理をせずに専門の代行業者に依頼することも重要でしょう。データ入力はとても労力を必要とする作業になりますので、無理をして行うと精度が下がってしまいます。代行業者を活用することで、とても精度の高いデータ入力をすることができるでしょう。