機器類・保険から小さな備品などの取扱説明書まで、紙の資料で共有しているといろいろな面で面倒が増えます。しかしこれをPDFといった方法でデータ化して共有できるようにしておくと、業務効率性も向上して生産的な業務ができるようになるでしょう。

今回は、メーカーや保険会社などが発行する説明書関連の資料をテキスト化し、データにするメリットをわかりやすくご紹介していきます。

説明書関連の資料をテキスト化してデータにするメリット

説明書関連の資料をテキスト化すると、次のようなメリットを得られます。

コストを削減できる

説明書を紙で管理していると、かさばって使いにくいです。1人1人が取り出して都度確認することを考えると面倒です。またわざわざPDFなどで企業が公開している説明書を印刷して情報を共有するのは二度手間になります。

資料をテキストデータ化することで、紙で管理することで発生する各コストを削減可能です。元の説明書を紙で複製して配布したりしていた場合は、その複製に必要な紙代や印刷代などが一気に削減されて効果が出るでしょう。

ペーパーレス化でクリーンな環境を構築可能

説明書がPDFといったデータで管理できるようになると、今まで必要だった紙の資料が減少します。

現在政府レベルでDXが推進されており、ペーパーレス化による紙を必要としない社内業務環境の構築は当たり前になってきています。資料のテキストデータ化から環境構築を行うことで、クリーンな社内業務環境を簡単に実現できるでしょう。

情報共有などの作業が効率化する

紙で説明書の情報共有を行うのは難しいです。これは1人1人がいちいち紙を確認してページをめくったりする手間を考えると分かるはずです。

これがPDF化等によってデータ化すると、パソコンやスマートフォンといった好きなデジタル機器でいつでもすぐ書類を取り出せます。テレワークにおいても操作が分からない点をすぐ確認できるので、作業効率が上昇して利益にもつながりやすいです。

また一部の人しか説明書の内容を知らないといった属人的な環境もなくなり、確実に情報共有ができる点もメリットです。

説明書関連の資料をテキスト化してデータにする方法とは？

現在説明書関連の資料をテキストデータ化する方法として、

• ツールを使い取り込む
• 代行へ依頼を行う

といった方法があります。

ツールを使う方法は手軽で操作を覚えればすぐ実行できますが、読み取り精度が高いとは限りません。対して代行へ依頼する場合は料金が発生しますが、高い精度で説明書をテキストデータ化して共有できるようになります。

自社に合った方法で依頼を行ってみましょう。

まとめ

今回は説明書関連の資料をテキスト化してデータにするメリットをわかりやすくご紹介してきました。

説明書は社内で必要な機器やツールを扱うために必要ですが、紙で共有していると手間が余計に掛かったりして業務効率性も低下します。テキストデータ化することで共有の手間が一気に削減され、コストを減らすことにもつながります。

ぜひ代行業者へ依頼などを行い、説明書をデータ化してみてください。

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