テレワークを実行する場合、悩みの種となるのが通信費や水道光熱費などの費用です。どれだけ経費として会社が負担するかは企業判断によって変わってきます。 記帳代行を依頼する際も事前にルール決めが必要なのでポイントを押さえておきましょう。 今回はテレワークの費用計算について悩んでいる方向けに、計算を簡単にするコツをご紹介していきます。

基本に基づくならば、テレワークの通信費や水道光熱費は家事按分すべき

  経費とは「業務を行う上で必要となった費用」のことです。テレワークにおいては

• 自分のプライベートで使う費用
• 業務で使う費用

の2種類が発生し、2種類が混ざるケースが多いです。 2種類の費用が通信費や水道光熱費といった項目で混ざっている場合、基本的には「家事按分」によってプライベートで使っている分とビジネスで使っている分を分ける必要があります。 家事按分はプライベートとビジネスでそれぞれどのくらい設備を使っているかを時間などを基準に計算し、割合を算出することで計算可能です。「全体の費用＊業務で使った割合」で会社が払うべき経費が出てきます。

家事按分をしたくない！という方へ向けての費用解決方法

家事按分はテレワークを実施している従業員ごとに計算方法が違っています。プライベートで7割通信代や光熱費を使っているメンバーも、また5割ほど使っているメンバーもいるからです。 家事按分で真面目にプライベート費用とテレワーク経費を切り分けてもよいですが、計算が面倒になると手間が増えて帰ってコストが増える危険があります。そこで家事按分以外の手法で費用を算出している企業もいます。

通信費については全額会社負担にするケースも

現在ではスマホが普及しており、自宅にWi-Fiを使う回線を引いていないケースも存在しています。 しかしテレワークを行う上では、安定したWi-Fi回線が必須です。そこで会社側で固定回線工事費やモバイルWi-Fi契約代など通信費に関する費用を全額負担するケースがあります。

水道光熱費は切り分けが難しいので一定額支給にする場合がある

通信費はきれいに全額負担のくびきを作れるかもしれませんが、水道光熱費はくびきを作るのが難しいです。 「この水道はビジネスでだけ使って」という状況を作るのはまず無理でしょう。またプライベートでも使っている回線をテレワークで使うケースも多いので、その場合もどうやって簡単に経費計算を行うか悩みます。 企業では月額で一定の金額を算出し、テレワーク費用として充てているケースが多いです。いちいち従業員ごとに経費の計算をせずに済むので会社側は楽ですし、業務状況の報告を行う従業員側も楽です。 ただし支給した金額を超過してしまった場合、どうやって対応を行うかを考える必要があります。

まとめ

今回はテレワークにおける費用計算のコツをご紹介してきました。 テレワークにおける経費の計算方法は、企業の対応方法により異なります。ですから事前に記帳代行へ「こういう風に処理してほしい」と希望を伝えないと、計算時に代行業者が混乱してしまう事態につながってしまいます。またテレワークで経費の負担方法が変わる場合は、就業規則を変更する必要が出てくるのもポイントです。 まずは就業規則を見直し経費の負担ルールを決めて、それからスムーズに記帳代行を依頼できるように準備を行いましょう。