文字入力作業ではただ文字を打つだけでなく、その後文字を打って制作したデータをどうやって他のメンバーと共有するのかもポイントになってきます。現在ではさまざまな共有方法があるだけに、上手く使い分けながら共有作業を効率化するのが難しくなっているのがネックです。
結論から言うと、クラウドストレージサービスを活用して共有するのが一番楽で効率がよいです。
今回は文字入力後のデータを効率よく共有したい方へ向けて、共有方法の種類や各種類のメリット・デメリットをご紹介していきます。
共有作業をルール化しておかないと、効率性が低くなる
社内でデータ共有する際に
- Aのメンバーはメールを使う
- BのメンバーはUSBメモリを使う
- Cのメンバーはクラウドストレージを使う
というようにメンバーごとに共有方法がバラバラの場合、データがどこに行ったか分からず整理するのが面倒になる可能性があります。
データの種類や容量などによって全メンバーで共有方法を決めておき、どの共有方法をメインに据えるかなどをあらかじめルール化しておくとデータが散らばるリスクを減らせますし、どこに何があるかメンバーが把握しやすくなる分作業効率性も上昇します。メインに据えるのは、インターネット上でデータがすぐ反映されて誰でも閲覧できるようになるクラウドストレージサービスがおすすめです。
文字入力後のデータ共有方法！各方法のメリットとデメリットとは
ここからは文字入力後のデータの共有方法、そして各方法のメリットやデメリットなどを解説していきます。
メールサービスを利用して送信する
メールツールを活用してデータを添付し送信する方法は、昔からデータを共有する方法として使われてきました。今でも他社との取引時、データをメールを通じて受け取る場面は多いです。
メールを使っていない企業はまずいないので、どこへでもすぐデータを共有できるのはメリットです。ただし宛先分データが複製されて確認しづらい状況ができ上がりやすいのがデメリットとなっています。また添付間違いがあると情報流出のリスクがあるのも確認しておきましょう。
USBといった物理メモリで共有する
「USBメモリ」といった物理的なメモリでデータを共有する方法も広く利用されています。
パソコンの端子へ挿してデータを移動させれば、近くのメンバーへすぐ情報を共有できます。セキュリティ上インターネットへデータを流さなくてよい安心感もあるでしょう。
その代わり遠方の方へデータを送信するのには適していません。テレワークが広まっている中、USBメモリなどでデータ共有するのが難しい場面も増えています。またいちいちメモリをパソコンへ接続するのも手間です。
クラウドストレージサービスを使って共有する
「Googleドライブ」といったクラウドストレージサービスを利用してデータを共有する方法です。最近テレワーク普及の影響もあり存在感が高まっています。
クラウドストレージサービスは最初からインターネット上で使うので、データをアップロードすればリアルタイムで他のメンバーとデータが共有可能です。また手元のデータが消失する心配もありません。さらに「Slack」といった他ツールと連携してスムーズに使いやすいのもメリットです。
反面セキュリティが弱いと情報が流出してしまいます。セキュリティが安全な大手サービスを選択して、アクセス権限などをメンバーに応じて付与しましょう。
まとめ
今回はデータの共有方法の種類やメリット・デメリットをご紹介してきました。
データの共有方法によりメリット・デメリットは違ってきますが、テレワークが広まる現在ではクラウドストレージを使う共有方法が一番手っ取り早くてスムーズです。ただしセキュリティ性には十分注意しましょう。
ぜひデータの共有方法をルール化して作業の無駄をなくしてみてください。
