2005年4月に個人情報保護法の影に隠れてひっそりと電子書類の取り扱いに関する「e-文書法」が施行されてからはや15年。2020年になっても日本では紙の書類がいまだに多くの場面で用いられています。しかしながら楽天やソフトバンクなどの大手企業では着々と書類の電子化が進められていて、中小企業との間でその進捗の格差が開いていっている現状があります。 この状況が進んでいけば、大手企業が取引先を検討する場合などに、他の条件が同じならばやりとりの利便性を考えて書類の電子化をしていないよりはしている会社を選ぶ。ということになります。御社の将来のより良い取引のためにも、書類の電子化はいずれは行わなければならないイベントでしょう。では書類の電子化にはどのようなメリットがあるのでしょうか。    

データの検索が簡単になる

スキャニングして電子化した文書は、属性情報タグ（検索のためのキーワード）をつけることで検索が容易にできます。「膨大なファイルと格闘していたら、お目当ての書類を探し出すのに貴重な１日を費やしてしまった」という無駄な時間がなくなります。  

書類の整頓が容易になる

デジタルデータでは「ファイル名順」「作成日順」「種類順」また、取り出したデータからさらにソート(並べ替え・整列)をかけることができ、それらをボタンひとつで行うことができます。 これが紙文章の場合では、閉じてあるファイルを取り出してくるところからはじまり、お目当てのデータが見つかれなければ、ふたたび同じ作業を繰り返すことになります。お客様に情報を届ける必要がある場合はスピードが求められます。ボタンひとつで必要な情報を引き出し、お客様にも素早く対応ができるということは、デジタルデータ化の最大のメリットではないでしょうか。    

データへのアクセス、修正が手軽になる

デジタルデータはパソコンなどを使って二次利用がしやすくなるのも魅力です。過去の文書を埋もれさせてしまうのでなく、貴重な資産として有効に再利用できるようになります。また、紙のように持ち運ぶ必要がないので移動も楽ですし、どこでも情報の利用が可能です。        

データの共有が容易

電子化された文書には社内の全員がアクセスできるようになります。 紙の文書では一度に閲覧できる人数は限られますが、文書が電子化されてサーバーに収められていれば、一度に多くの人がインターネットを介して、過去の文書や契約書などをリアルタイムに共有することができます。情報伝達は紙でやり取りするよりも、格段にスピードアップするはずです。  

最後に

いかがでしたでしょうか。このように書類の電子化には様々なメリットがあります。業務の効率化にも繋がります。書類の電子化にはいくつかの方法がありますが、書類の量が多い場合などはぜひ、作業に慣れた専門の代行業者にお任せください。