住所録や個人情報などをわかりやすくまとめたものが名簿になります。名簿は様々なところで活躍しますので、ちょっとした情報でも自分で名簿データとしてまとめておくと大変便利でしょう。自分で名簿を作成する場合、多くの方はエクセルを使って作成するかと思います。エクセルを使って名簿を作成した場合、エクセルの機能を使って、名簿の並びの順番を変える方法があるのはご存知でしょうか？ 例えば、表示される順番を生年月日の順番に変えたり、五十音順に変えたりと、使う用途はいくつかあるかと思います。そこで今回は、エクセルを使って名簿を作成した時に使える、表示される順番を並び替える方法をご紹介したいと思います。    

「並べ替え」を使うやり方

一つ目の方法は、並べ替えの基準となる項目を指定して、「並べ替え」を使う方法です。まずは並べ替えを行う範囲を選択します。次に画面上にある「データ」タブを選択します。すると「並べ替え」というアイコンが表示されますのでクリックします。そして「並べ替え」ダイヤログボックスが表示されるとその中に「列」という項目があります。そして「列」の右側にある矢印マークをクリックします。すると見出しに入力している項目が表示されますので、任意の項目を選択します。こうすることに好きな項目で並べ替えをすることができます。    

「昇順」と「降順」の違い

昇順と降順でさらに並べ替えをして順序を変えることができます。並び替えの基準となる項目を選択し、「順序」のアイコンの下に表示されている「降順」を選択すると数値が大きいものから小さいもの順番で表示されます。昇順を選択すると、数値の小さいものから大きいものの順番で表示されます。数字ではなく、ひらがなや漢字で入力した項目の場合は、昇順に並び替えた場合、五十音順で表示されます。        

「フィルター」を使って並び替えをする方法

 

フィルターを設定する

次に「フィルター」という機能を使って並び替えをする方法を説明します。まずは並び替えを使った時と同じく、並び替えを適用させる範囲を選択します。次に画面上にある「データ」タブをクリックすると「フィルター」という項目が表示されますのでクリックします。すると見出しの右側に三角形のアイコンが表示されます。このアイコンのことを「フィルターボタン」といいます。「フィルターボタン」が表示されるとフィルターの設定ができていることになります。  

並び替えをする

フィルターを使って並び替えをします。並び替えをしたい見出しのフィルターボタンを選択します。するとメニューが表示されますので「昇順」もしくは「降順」を選択します。こちらも数字で入力した場合は「昇順」を選択すると数字の小さいものから大きいものに、「降順」は大きいものから小さい順に並び替えをします。ひらがなや漢字の場合は「昇順」を選ぶと五十音順で表示されます。  

並び替えを解除する

データの並び替えを元の戻したい場合は、画面左上の「元の戻す」をクリックすると元に戻ることができます。また、「データ」タブの「フィルター」をもう一度クリックすると「フィルターボタン」が消えて「フィルター」を解除することができます。しかし、データを並べ替えた後にフィルターを解除すると、データの並びが変わったままになってしまいますので注意しましょう。    

まとめ

今回はエクセルで名簿を作成した場合、データを入力した後に並び替えをする方法をご紹介しました。今回の方法であれば自由にデータの並べ替えができますので、より効率よく名簿作成ができるでしょう。しかし、名簿作成はデータ量が多くなるととても時間と労力がかかる作業になりますので、そのような時は専門の代行業者に作業を依頼し、さらに効率よく名簿を作成しましょう。