以前、こちらの記事でエクセルを使った名簿の作り方をご紹介したかと思います。

エクセルで住所録を作成しよう!テンプレートなしでも簡単にできる基本的な 作成方法

こちらの記事を参考にして、作成した名簿でも問題ないとは思いますが、中には「もう少しきれいな名簿にしたい」と思う方もいらっしゃるかもしれません。名簿はあるだけでもとても便利ですが、さらにひと工夫することでより見やすく、便利にすることができます。そこで今回は、より見やすい名簿の作成方法をいくつかご紹介したいと思います。より見やすい名簿を作成して、色々なことに名簿を活用してみましょう。    

バランスを整える

 

行間を揃える

エクセルで名簿を作成して、見づらいと感じる主な原因として行間が狭いことが考えられます。したがって見づらいと感じたらまずは行間を変えてみましょう。行間はデフォルトの設定では狭く、窮屈に感じます。行間はシート全体を選択し、左の数字が書いてあるセルを操作することにり、一括して全ての行間を変更することができます。  

列の間を変える

行間を変更したら、次に列の間を広げると良いでしょう。列の間もデフォルトの設定だと少し狭く感じるので広げると良いと思います。列の広げ方もは行間の広げ方と似ていますが、まずはシート全体を選択し、今度はシート上にあるアルファベットの書いてあるセルの広さを変更します。こちらも1つのセルを変更すれば全て変更できます。  

項目が長くなってしまったら折り返しを使う

入力の際、住所など項目によってはとても長くなってしまうこともあるでしょう。そのままの状態であれば表示が次の項目と重なって途中で切れてしまうか、セルを広げて全て見えるようにする方法もあります。セルを広げる方法は多くの人が利用すると思いますが、一つのセルだけ幅を使ってしまったり、シートが横長になったしまい見ずらくなるかもしれません。 そんな時は、折り返して表示することにより、コンパクトに全てを表示させることができます。コンパクトにしたいセルを選択し、「ホーム」タブから「折り返して全体を表示する」ボタンをクリックします。そうすることにより、コンパクトに全体を表示させることができます。        

色分けをする

名簿はヘッダー（項目名）と本体の色を変えるだけでも見やすくなります。基本的にはヘッダーは色は濃いめの目立つ色にし、本体の色は白など薄めの色がいいでしょう。また罫線の色も変えるのもいいでしょう。黒色だと線が目立ちすぎて文字が目立たなくなってしまうので、少し薄めの色に変えるといいでしょう。灰色ぐらいにすることによって、罫線が目立ちすぎずちょうど良くみえるでしょう。    

フォントを統一する

名簿を入力する際、フォントは統一しなければいけません。フォントがバラバラの状態ではとても見ずらくいい名簿とは言えません。また、ヘッドの文字は本体よりも少し太めにするといいでしょう。そのほうがヘッドを目立たせることができ、バランスがよくなるでしょう。    

シート名をつける

忘れがちですが、名簿をいくつか種類別にシートで作成する場合、シートに名前を忘れずにつけておきましょう。一つの名簿であれば問題ないのですが、名簿が複数ある時はシートに名前をつけることにより、わかりやすくなり、いざ名簿を使おうとした時にとても使いやすいでしょう。    

まとめ

今回は、エクセルを使った名簿作成について、よりみやすくするためのコツをいくつかご紹介しました。今回ご紹介した方法を使えば、さらにみやすく便利な名簿を作成することができるでしょう。 しかし、名簿を自分で作成するのは少ない数の名簿入力だけにしておきましょう。名簿入力は大変労力のかかる作業です。企業単位での大量の名簿入力は業者に依頼した方が効率的ですので、自分で行うものと業者に依頼するものとを分けて、名簿は作成していきましょう。