手書きのメモなどをテキスト化する際に注意すべき点とは？データをどこまで加工して良いのかなども解説します

2024/05/27

文字入力で書類・資料・議事録などを文字データ化する際、障害となってくるのが手書きメモです。1人1人書いた人の癖が乗っている分、すぐに文字データ化するのが難しい面があります。

またデータはOCRで対応するケースが多いですが、癖が強いと対応が完全にできず結局手作業になってしまうリスクがある点にも注意が必要です。今回は、手書きメモを文字テキスト化する際の注意点などを解説していきます。

手書きメモはAI OCRだけで対応できる？

現在は事前学習などを行ったAI OCRサービスが多数登場しており、ある程度の手書きメモにも対応できます。AI OCRサービスによってどこに文字が書いてあるのか人間がわざわざ指定する必要がなく文字を抜き出せるようになりました。また無料で使えるサービスが多く手軽に使えるのも特徴です。

ただしAI OCRも万全ではなく、まだまだ改良の余地がある点があります。活字は余裕で100％に近い精度で抜き出せるケースが多いですが、癖の強い字はやはり文字化けしたり関係ない文字で変換されてしまいます。

学習すれば精度は向上しますが、新人スタッフの文字が別の意味で癖が強かったりと変化がある場合はまた対応する必要が出てくるでしょう。100％AI OCRだけで手書き文字のデータ化作業を終わらせるのは難しいと認識しておいてください。

手書きメモをテキスト化する際の注意点！加工などは可能？

ここからは手書きメモを文字入力作業でテキスト化する際の注意点をご紹介していきます。

AI OCRで読み込んでからやる

手書きメモをまずAI OCRで読み取ってから、不明な部分を人間が担当するといった役割分担がおすすめです。AI OCRを使わないと作業が非効率になりますし、100％AI OCRで作業完了させるのも難しいのでこの方法が妥当だと思います。

どうしてもデータ化できない部分をどうするのか決める

手作業込みでも、癖が強いとどうしてもデータ化できない部分が出てくるときがあります。その際対応をどうするのか事前にルール化しておいてください。

  • 該当箇所は〇で代用しておく
  • 誰が書いたか分かったらいちおう聞いておく
  • 加工がOKであれば前後の文脈から推測して補足する

といった方法が考えられるでしょう。

意味のない文章などをどう扱うのか決めておく

手書きメモによっては、一見意味のない文字が羅列されていたりするときがあるでしょう。しかし状況によっては重要な個所になってくるケースもあるので、そういった意味が一見ない部分をどうやって対応するのかも決めておいてください。

いったんデータ化しておき、本人に確認しておき本当に意味のない内容と判明したら消すのが安心できる方法ではあります。

まとめ

今回は文字入力において手書きメモをどうやって扱うのか解説してきました。

手書きメモは1人1人の癖が残るので、AI OCRでも100％対応ができない可能性があります。データ化できない部分は対応方法を事前にルール化しておいて、有効活用できるレベルで保存できるようにしておいてください。

 

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