エクセルで名刺入力したデータの管理を行っている企業は多いですが、その際はさまざまなエクセルの機能を活用して効率化を狙いましょう。たとえば並び替え機能の使い方を少し覚えるだけでも作業効率が全然違います。関数を覚えていなくても十分効率化は可能です。
今回は、エクセルで効率よく名刺入力したデータを管理するためのコツを解説していきます。
目次
エクセルで名刺入力したデータを管理するコツ！テーブル機能などを活用してみよう
ここではエクセルで名刺入力したデータを管理するコツを解説していきます。
事前に入力ルールを設定しておく
まずは管理時に、入力する際どのように調整をすればよいのかルールを設定しておきます。たとえば
- ふりがなは別途記入する必要があるか
- その名刺にしかないような情報だが、必要そうなものはどこへ入力すればよいか
といったルールです。
いくら効率よく管理をしようと思っても、元のデータが煩雑で使いにくいものであれば効率化に限界が出てきます。少しでも効率よく管理ができるように、整備されたデータができ上がるルール設定をしておいてください。
入力した名刺データをテーブル機能で並び替える
名刺データをデータベース化しても、分析の際都合よく並び替えたりできないと作業がはかどりません。そこで必ず、名刺データが入力されている表をエクセルのテーブル機能でテーブル化しておきましょう。
エクセルのテーブル機能とは並び替えといった表の編集に必要な機能を、デザイン付きですぐに適用できる機能です。指定されたデータ範囲に装飾を行った上で、管理に必要な機能を自動で追加してくれます。
テーブル化すると一番上のセルを見出しとして
- 昇順・降順への並び替え
- テキストフィルターを掛ける
- いちいち範囲指定しなくてもテーブル全体に機能が適用される
といった機能が使えるようになるので便利です。
エクセルの効率性に限界が見えてきたときはどうする？
以上のような工夫をしても、名刺入力したデータの量が増えたり今後増えたりするとエクセルでの効率性に限界が見えてきます。
たとえば、共有の面で課題が見えてきた際はクラウドツールで名刺管理をするとさらに効率化できますし、スマホアプリでOCR読み取りができるツールを選択すると隙間時間も名刺入力の時間に変えられるので便利です。このようにエクセル以外のツールも使って効率化する方法も考えられるようになるとさらに業務効率化が達成できるでしょう。
まとめ
今回は、エクセルで名刺入力を行う際に効率化を行うコツをご紹介してきました。
事前にルール決めする、エクセルのテーブル機能を使うといった工夫だけでもかなりの効率化ができます。それでも限界が見えてきたときはクラウドツールといったエクセル以外のシステムも利用してみてください。
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