名刺入力においては名刺データを入力する際に、「インポート」と「エクスポート」という作業を行うことがあります。この2つの単語は名刺の分野だけでなくIT分野全体で利用する言葉なので、その使い方や意味などを理解しておくとよいでしょう。
また「インポート」と「エクスポート」を覚えることで、効率よく名刺データをツール間でやり取りできるようになります。今回は名刺データの入力において利用する「インポート」と「エクスポート」についてご紹介していきます。
目次
インポートとエクスポートって何？
まずはインポートとエクスポートについて解説していきます。
インポート
インポートとは「データを取り込んで入力する」といった意味のあるITワードです。たとえば「以前使っていた電話の連絡帳から取り出したデータを今の端末へインポートする」といったように使います。
インポートをする理由としては、まず効率よくデータを取り込んで活用するというのがあります。インポートがないと定型的なデータをいちいち手入力しないといけないことになってしまいますが、すでに入力されているデータがあればそれを対象ツールへ取り込むことで簡単に入力作業が終了するのがポイントです。
このようにデータ入力の効率化において、インポートは重要な役割を果たしています。ただしインポートの際は、CSVといった指定されている形式でツールへ取り込みを行わないとエラーになるので注意してみてください。
エクスポート
エクスポートとは「データを出力してファイル化する」といった意味のある単語です。たとえば「エクセルで作業したファイルをCSV形式でエクスポートしよう」というように使います。
エクスポートをする理由は「他のツールとデータを連携させる」ためです。たとえばエクセルの対象データを分析ツールで解析する場合、エクスポートしたデータをインポートできるようにしておけば作業がはかどります。エクスポートする際はツールがCSV形式でのインポートを推奨している場合が多く、そのためCSV形式にする場合が多いです。
名刺入力で、インポートとエクスポートはどのような場面で使うの？
名刺入力でもインポートやエクスポートは活用されています。
たとえばCRMツールに名刺入力したデータを連携させたい場合、一度名刺入力ツール側でエクスポートを行ってからCRMツールへインポートする作業をすることですぐ連携が可能です。また名刺管理ツールがCRM的な機能を持っている場合は、名刺データを外部からインポートすることですぐに顧客データが管理できるようになります。
このようにさまざまな場面で名刺データのインポートやエクスポートを使うので、ぜひ使い方を覚えておいてください。
まとめ
今回は名刺入力において利用する、インポートとエクスポートについてご紹介してきました。
インポートやエクスポートを行うことで、効率よくデータを出力して他ツールへ連携したりできるようになります。ただしインポートやエクスポートの際はツール側で指定されている形式でファイルを用意する必要があるので注意してみてください。
【プライバシーマーク取得！３５０社以上からのご依頼と納品実績！安くて正確で安心できる！パソコン業務・オフィス事務・軽作業などの業務代行を実施！事務系業務代行サービス「ビーアウト」のご紹介】
パソコン・タブレット・複合機・スキャニング機などを活用した、単純なデータ入力・リスト作成・メールDM送信・スキャン・販促に関わる作業や軽作業などを社内スタッフが行うと、自社にのし掛かるコストと時間が無駄になります！
パソコン業務（エクセル・ワード・パワーポイント等を活用したデータ入力業務）・オフィス軽作業（スキャニングやDM発送などのオフィス業務）のBPO業務代行サービス「ビ―アウト」の顧客企業は、大手企業から中小企業まで幅広く、東証一部上場企業様を含む３５０社以上からのご依頼実績と大量の業務をこなしてきた経験があります。特に、パソコン・タブレット・コピー機・スキャニング機器などでの作業の正確さやスピードでは、クライアント様から大きな信頼を頂いています。また、弊社ではプライバシーマーク（Pマーク）を取得しており、情報データ等の取扱いは慎重に実施しています。
BPO業務代行サービス「ビーアウト」では、事務作業の確実性やスピード力に比して代行サービスを相場より安い価格でご提供しており、これまでご満足頂いてきました。「ビーアウト」の業務代行サービス内容は、「企業や店舗から委託されるSNS（インスタグラム・ツイッター）の運用代行」「ホームページのSEO対策に関わるグーグルマイビジネス更新・ブログ作成」「名刺・文字・アンケート等のデータ化」「契約書や領収書などの書類のスキャニング」「WEBサイト検索からの企業情報の営業リスト作成代行」「メールでのDM送信」「ホームページのブログ作成代行」「郵送ダイレクトメール（DM）の印刷・封入・発送」「住宅の間取りデータ作成」など様々です。
もし、御社の社員やスタッフがパソコン・アイパッド・コピー機・スキャン機などを使った単純作業を行う場合、その作業に掛かるコストを「時給と作業に掛かった時間（残業時間を含む）」だけで計算しているかもしれません。しかし実際には、スタッフを募集・採用・教育する際にかかるコストや労務管理コスト、その他社会保険や賃料などを考えると、少なく見積もっても１．５倍ほどのコストが会社に掛かっています。
さらに、その単純な事務作業の仕上りをチェックし、スタッフのモチベーション維持を図る管理者に掛かる時間的コスト・精神的負担や、スタッフがいつ退職するか分からないリスクなど、目に見えないコストやリスクを考えると、企業サイドの負担は図り知れません。その結果、予算を大きく蝕むことになってしまう単純事務作業は、企業にとって悩みの種になっています。
その中で、何とか企業様が抱える課題を解消するソリューションを考え、名刺データ入力・文字データ入力・スキャニング・営業リスト作成・メールDM送信・ホームページ記事作成・SNS投稿・住宅間取り作成・DM印刷封入発送・オフィス軽作業などの単純作業を低コストで代行する事務代行アウトソーシングサービス「ビーアウト」を展開しています。弊社にご依頼頂くことで、大量の単純事務作業をアウトソーシング（外注化）でき、しかも「低コストでスピーディーで正確に」実現できます。
単純な事務作業やオフィス内軽作業などの外注業者をお探しなら、
ぜひBPO業務代行サービス「ビーアウト」へ一度お問合せ・ご相談ください。
