デジタル化を進める場合、障害の1つとなるのが取引先との関係です。取引先と従来紙で契約を行ったりといった作業をしていた場合は、相手のデジタル化状況も考えてこちらのデジタル化も進めていく必要があります。
取引先のデジタル化が進んでおらずしばらく紙での取引が続きそうな場合は、いくつか策を講じて対応を行いましょう。今回は取引先とデジタル化において問題があった際に、解決する方法をご紹介していきます。
目次
アナログな方法が残っている？コロナ禍でも完全に問題は解決せず
日本の文化ではどうしても「紙で情報が残っていたほうが安心できる」という考えがあります。紙の書類での契約や署名等が残っているのもそのためです。
ただし現在ではコロナ禍といった状況下で、紙の書類から電子書類へ契約内容を変更する事例も増えてきました。その中で対応済みと未対応の企業が出てきてしまったのが問題です。
たとえば取引先AとBが電子署名対応済で完全オンライン契約できるのに対して、CとDではまだ紙でしか取引を行っておらず直接来訪やFAXなどで対応するしかない状況が出てくるケースがあります。こうなると取引先ごとに対応を変更する必要があり面倒が増えるのが課題です。
取引先とペーパーレスで対応する方法とは？
ここからは取引先とペーパーレスで対応する方法をご紹介していきます。
e-FAXといったツールを利用する
こちらで問題なくペーパーレス化を進めるには、アナログにも対応できるデジタルツールを導入する必要があります。
たとえばe-FAXサービスではFAXで送信された書類を、オンラインで受け取ることが可能です。またこちらから送信する書類に関してはインターネット網から通常のFAXを通すことで、紙の書類として送信ができます。こうすればいちいち印刷したりする必要なく、アナログな取引先にも対応しながらペーパーレス化を実現可能です。
またFAX機器を購入しなくてもやり取りができるのでコストが縮小できるのもメリットになっています。
順次電子化を行う
将来的には完全電子化の動きがさらに進むことも踏まえて、順次電子化を行う必要性もあります。
具体的には「○○○○年○月までに完全電子化します」といった情報を取引先側へ送信して、取引先にも電子契約といったペーパーレス化の計画を進めてもらいます。すぐに電子化してしまうと取引先とトラブルになるリスクもあるので、調整も行いながら適切な変更タイミングを考える必要性はあるでしょう。
こういった工夫が難しい場合は、e-FAX等を利用してみると安心です。
スキャニングを利用する
どうしても紙で書類を受け取る必要性がある際は、スキャニングする必要性があります。
量が多いときは既存の資料も含めて代行サービスへ依頼をしてみましょう。素早く多数の書類を電子化して納品してくれます。
まとめ
今回は取引先とデジタル化において問題があった際に、解決する方法をご紹介してきました。
取引先のデジタル化が進んでいない状況では、すぐに完全電子化を進めるのは難しいでしょう。そこでe-FAXを利用する、順次電子化を推進していくといった工夫によって関係性を継続しながらスムーズな取引を実現する必要性が出てきます。
ぜひ電子化を上手く推進しながら、円滑な取引を実現してみてください。
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