紙の書類や資料を電子化する場合、各工程でコストが発生することを考えないといけません。外注する場合もある程度のことは自社でやる必要があるので注意してみてください。

今回は紙の書類を電子化する場合のコストを詳しくご紹介していきます。

内製と外注！それぞれの書類・資料の電子化に掛かるコストをご紹介

まずは内製と外注に分けながら、それぞれどの工程で書類や資料の電子化におけるコストが発生するのかをご紹介していきます。

内製で紙の書類・資料を電子化する場合

内製で紙の書類・資料を電子化する場合は、次の工程でコストが発生します。

電子化する目的を決める

電子化する目的をまずは決めていきます。

• 書類や資料をデジタル化してより活用したい
• 書類の印刷コストを削減したい
• 業務スペースが不足しているのでデジタル化で増やしたい

といった理由が考えられます。

複数ある場合は、優先順位を付けて順番に達成していけるようにしましょう。

目標があらかじめ判明していれば、この工程でそれほど時間といったコストは掛かりません。

対象文書を調査して作業量を把握する

次に対象文書を調査してスキャニングする必要がある書類を把握していきます。

すでに、紙として印刷されており、デジタルデータとしてバックアップがない書類が多いときは調査に人的コストが発生します。また後のスキャニング作業でもコストが増えていくので注意してみてください。

さらにスキャニングできない分はデータ入力で補完をしていく必要があります。

入力作業検証を行う

次に入力作業を検証していきます。

実際に想定される文書や資料をスキャニングしてみて

• 1時間当たりの入力可能枚数
• 起こりえるトラブル

といった項目を洗い出していきます。

この工程で、スキャナーのスペック不足といった問題が出てくると、買い替えといった作業でコストが発生する点に注意してみてください。

そしてスキャニングできない分をどうやって文字入力するかもテストして、コストを見積もります。

仕様に沿ってスケジュールと体制を決める

最後に、検証作業に基づいて必要なスキャニング精度や読み込み速度などを洗い出して仕様を作っていきます。そして作業量やスキャニング完了予定などをスケジュール化して、必要な従業員を用意して作業を実行します。

文書や書類の取り出しやデジタルの保管方法などでもたつくとコストが無駄に掛かるので注意する必要があるでしょう。

外注で紙を電子化する場合

外注で紙の書類や資料を電子化する場合は、次のような点でコストが発生します。

• 依頼する書類・資料の洗い出し
• 作業内容のすり合わせ
• 実際の作業料金の確認

依頼する前の下準備は自社でしないといけないので、その分まで含めてどのくらいコストが発生するのか考えられるとより精度の高いコスト比較ができるでしょう。当然作業料金も確認しておく必要があります。

作業料金はクリップを外すといったオプションを足すことで増加する可能性があるので、どこまで作業を依頼するのか考えておきましょう。

結果的に外注したほうがコスト削減になるかも！よく比較して作業を実行してみよう

内製して紙の書類や資料を電子化するよりも、外注したほうがコスト削減になるケースは多いです。内製だと他作業が圧迫されてしまう、作業がスムーズに実行できないリスクがあるといったデメリットがありますが、外注だとそのデメリットがありません。

実績や作業事例などを確認して、信頼できる先へ紙書類や資料の電子化を依頼してみてください。

まとめ

今回は紙書類や資料の電子化に伴うコストについてご紹介してきました。

内製でも外注でも、紙の電子化にはコストが発生します。各方法のコストを概算してどちらが適切かを考えて作業を実行してみてください。

弊社では紙書類や資料の電子化を外注することをおすすめします。スキャニング・データ入力ともに請け負っているのでぜひご依頼ください。

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