費用をかけずに顧客管理をする場合、まずはエクセルで行うのが一般的かと思います。エクセルは表計算ソフトですが、顧客管理をする場合にも非常に便利なソフトです。また、エクセルに装備されている機能を使えば、顧客の情報検索などスムーズに行えるでしょう。今回はエクセルで顧客管理をする方法について説明したいと思います。

基本的なエクセルの表を作る

まず初めに基本的なエクセルの表を作る方法を順番に説明していきます。

基本的な情報を入力する

ではまずエクセルに基本的な情報入力していきましょう。顧客名簿なので、氏名、住所、電話番号、メールアドレス、性別、購入履歴のような項目になるでしょう。これらの基本的な情報を項目別にわかりやすくに入力していきましょう。入力する際にいくつか注意点があります。

縦方向で入力する

入力の際は横方向ではなく縦方向に入力していきましょう。横方向に入力してしまうと、検索に必要とするフィルターという機能が使えなくなってしまいます。また、同じフィルターの並べ替えという機能も使うことができませんので、必ず縦方向に入力しましょう。

隙間をかけない

空白の行や空白の列を作ってもいけません。見やすくなるかもしれませんが、こちらもフィルターを使った際に、うまく並べ替えや検索が機能しなくなります。

ウィンドウを固定する

基本的な情報を入力し顧客名簿ができたらウィンドウを固定しましょう。ウィンドウを固定しないとスクロールしたときに、項目がわからなくなってしまいます。表示させたい項目の下の行を選択し、メニューバーの「ウィンドウ」から、「ウィンドウの固定」を選択します。そうするとウィンドウが固定され、スクロールしても項目が表示されるようになります。

エクセルの機能を使って検索をしやすくする

ここまでで基本的な顧客名簿の情報が入力されたと思います。では次に顧客名簿として便利な機能つけていきましょう。機能をつけることによりただの名簿ではなく、顧客名簿として便利に活用することができます。

フィルターをかける

名簿にフィルターをかけます。表全体を選択してメニューの「データ」から「オートフィルター」を選択します。簡単ですよね。これだけで顧客名簿として便利に使うことができるようなりました。こうすることにより必要な項目の顧客だけ検索できたり、購入量の大きい順に並べ変えたり、顧客名をアルファベット順に並べ替えたりとすることができるようなります。

検索してみよう

それでは実際に検索の機能を使ってみましょう。まずは検索したい列の小さく表示されている三角をクリックします。すると「並べ替えフィルター」という項目がでてくるでしょう。

並べ替え

並べ替えは選択した列のデータの順番を、見やすいように変えることができます。降順は数値が大きいものから小さいものへと順番を入れ替えます。アルファベットではZ~Aの順番に並べ替えます。昇順は数値が小さいものから大きいものへと順番を入れ替え、アルファベットはA〜Zに順番を入れ替えます。

フィルター

フィルターは任意の数値のみ検索することができます。また、セルを色分けしていれば色別を選択し、検索したい色をクリックすることにより、選択した色のセルのみ表示されます。

任意の数値のみ検索する場合は、色別選択の下にあるボックスから検索できます。デフォルトでは全て選択されてますので、まずはチェックを外します。次に細かい条件があればチェックボックスから選択します。特になければ選択する必要はありません。最後に検索する数字だけ選びます。必要であれば複数選択することができます。

まとめ

今回は、エクセルで顧客管理をする方法と検索とソートについてご紹介しました。エクセルは費用をかけずに顧客管理する際にはとても便利です。簡単な顧客管理であれば十分に機能するでしょう。しかし、管理する件数が多くなったり、さらに高度な分析をするのであれば、高額なソフトを導入するか業者に依頼することをお勧めします。

顧客管理は企業にとって大変重要ですので、自社にあった適切な方法をとり、しっかりと管理していきましょう。

【オフィス業務・事務業務代行サービス「ビーアウト」のご紹介】

パソコン・タブレット・複写機等を使った単純な事務作業や軽作業を社内スタッフが行うと、コストと時間が無駄になります！

弊社「ビ―アウト」のクライアント様は大手企業から中小企業まで幅広く、これまでもご依頼実績と豊富な経験があり、作業の正確さやスピードで大きな信頼を頂いています。プライバシーマーク（Pマーク）を取得しており、データ等の取扱いは慎重に実施しています。また、確実性やスピード力に比して低価格にてご提供しており、多くのクライアント様にご満足頂いています。主なBPO代行サービス内容は、「企業から委託されるSNS（インスタグラム・ツイッター）の運用代行」「ネット通販に関わる商品データ作成」「名刺・文字・アンケート等のデータ化」「契約書や領収書など書類を複写機を使ってスキャニング」「WEBサイトを検索しながらの企業情報リスト作成代行」「企業が持つホームページのブログ作成代行」など様々です。

社内スタッフがパソコン・タブレット・複写機などを使った単純作業を行う場合、その作業に掛かるコストを「時給作業に掛かった時間」で捉えていらっしゃるかもしれません。しかし実際には、スタッフを募集・採用・教育する際にかかるコストや労務管理コスト、その他社会保険などを考えると、少なく見積もってもその１．５倍ほどのコストが会社に対して掛かっています。もっと言うと、その単純作業の仕上りをチェックし、スタッフのモチベーション維持を図る管理者に掛かっている精神的・時間的コストや、そのスタッフがいつ退職するか分からないリスクなど、目に見えない部分を考えると、会社が抱える負担は図り知れません。その結果、予算を大きく蝕むことになってしまう単純事務作業は、会社にとって悩みの種だという話をよく耳にします。

そういった中で、会社が抱える問題を解消する方法はないかと考え、単純作業を低コストで代行するサービス「ビーアウト」を展開しています。弊社にご依頼頂くことで、大量の単純事務作業をアウトソーシング（外注化）でき、しかも、低コスト＆スピーディーに実現できます。単純事務作業や軽作業の外注代行サービスをお考えなら、ぜひ一度弊社にご相談ください。

https://b-outsource.com/