みなさんの会社は、取引先から頂いてきた名刺をどう管理しておいででしょうか。各人の名刺入れの中に眠っていたりしていないでしょうか。

名刺をデータ化することには様々な利点があります。初めて行く取引先でも、他の人が貰ってきた名刺の情報を確認して、その会社の方の名前と役職を把握してから向かえますし、クラウド上に名刺データを上げてしまえば自社のパソコンを確認するまでもなく、出先であっても自分のスマホで情報を確認することもできるようになります。一人の社員の名刺入れの中で眠っていた名刺が、会社共有の財産となるわけです。

名刺管理ソフトを使うことのメリット

名刺情報の自動データ化

名刺管理ソフトとは、スキャナーやカメラを使って名刺をスキャンするとそこに書かれた名前や企業名、役職などを自動で振り分けてデータ化してくれるソフトのことです。

そのメリットはなんといってもお手軽さ！ 小型のスキャナーを持ち歩けば、貰ったその日の空き時間にちょちょいとかざしてデータ化完了です。

お手軽アプリで0円スキャン

小型であってもスキャナーを持ち歩くのが面倒くさい方にはスマホのカメラ機能を使ったアプリの名刺スキャナーがオススメです。

スマホさえあればどこでもスキャンできますし、何より専用のスキャナーを買うより断然安い！ 驚きのアプリ価格、なんと0円です！！

名刺管理ソフトを使うことのデメリット

ではこの便利な名刺管理ソフトを使うことにはどんなデメリットがあるのでしょうか。

費用と手間

やはり新しいデータベースを構築するには費用と手間は掛かります。名刺を読み込む手間とスキャナー購入などの初期費用は多少掛かります。スマホアプリを使えばスキャナーを購入する必要はありませんが、大量の名刺をスキャンすることを考えると、その速度に難があります。

しかし最初の活用されていなかった名刺データの入力さえ終わってしまえば、あとは名刺を貰うたびにスキャンすればいいだけなので更新は非常に楽です。

なので是非データ入力代行業者をご利用ください。どうぞよろしくお願いします。

管理が煩雑になってしまう。

あなたの会社にすでに顧客管理名簿のデータベースがあった場合、名刺管理ソフトを使うと同じ人物のデータが顧客管理と名刺管理の二重にできてしまいます。情報更新を両方ともに行わなければならないというのは手間です。

しかしながら顧客管理の会社が新しく名刺管理ソフトを作っていたりすることもあったりするので、両データ間の同期を図ることは難しいことではありません。

まとめ

以上名刺管理ソフトを使うことのメリットデメリットを羅列してみました。

初めの構築の手間さえなんとかなれば、名刺管理ソフトを使うことは、御社に眠る名刺を、新たな人脈構築のための資源として発掘することができます。

もしも当記事をご覧になって、少しでも名刺管理ソフトを使ってみたいとお考えになった方は、是非データ入力代行業者をご利用ください。

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