記帳を楽にしたいと考えている場合は、

• 記帳代行を外部業者へ依頼する
• 会計をソフトを利用して自社で業務効率化する

といった方法があります。

どちらにもメリット・デメリットがあるので、比較しながら最適な方法で記帳してみましょう。

今回は記帳を効率化する記帳代行の依頼と会計ソフトの利用、双方のメリット・デメリットをご紹介していきます。

記帳代行の依頼にあるメリット・デメリット！柔軟性が高い反面確定申告は自分でやる必要あり

記帳代行を依頼すると次のようなメリット・デメリットがあります。

メリット1：新規で雇うよりも安く済む

新規で記帳担当者を雇うと採用費や継続的な給与などで費用がかさみます。

しかし記帳代行業者へ依頼すれば、雇うよりも時間が掛かりませんしコストも下がります。長期的に依頼できる業者を探して繁忙期のみに依頼できれば、安く記帳業務を済ませられるのはメリットです。

メリット2：業務がスピーディーで柔軟性も高い

記帳代行業者のスタッフは定型的な記帳作業に長けています。自社で他業務と掛け持ちして記帳業務を行うよりも、確実でスピーディーな記帳が実現します。

また記帳時に注意したい部分も的確に、そして柔軟性をもって対応してくれるのも業者へ依頼するメリットです。

デメリット：税理士資格がない業者には確定申告作業を依頼できない

記帳を行うのは確定申告のため、という方も多いはずです。ただし記帳代行時に確定申告まで代行してもらえるのは、税理士資格を持ったスタッフのいる業者のみです。

まれに税理士資格を持っていないのに、確定申告代行を請け負うようなアピールをしている業者もいます。依頼者としてはそういった業者をかわしつつ、場合によっては確定申告業務自体は自社で行う体制を構築しておくことが重要です。

会計ソフトで業務効率化するメリット・デメリット！初心者でも簡単に記帳できるが操作に慣れるのに時間が掛かる

会計ソフトで記帳業務を効率化すると、次のようなメリット・デメリットがあります。

メリット1：紙で行うよりも申告作業が楽

会計ソフトには

• 数値に基づいて他の項目を自動計算する
• クレジットカードといった決済手段と紐づけて自動金額反映が可能
• エラーがある場合に通知で知らせてくれる

といった機能が搭載されています。

紙で管理すると数値計算やエラーの確認といった作業が大変ですが、会計ソフトだと計算の確実性が上がってエラーも見逃しにくくなります。手軽に会計業務効率化が狙えるのが会計ソフトです。

メリット2：財務状況が可視化されやすい

会計ソフトを使うと、常に画面上で現在の財務状況を確認できます。

紙で管理すると情報共有や反映の手間が出てきますが、会計ソフトだとアカウントさえあればすぐ情報共有できますし、リアルタイムで情報が反映されるため古いデータを参照してしまう危険もなくなります。財務状況の可視化に役立つのが会計ソフトです。

デメリット：操作に慣れる必要がある

会計ソフトによって言葉の使い方や機能の呼び出し方、画面のデザインは異なります。工夫されている分、自社と相性が悪いソフトもあるでしょう。

たとえばクラウドタイプだと、多くのサービスで無料トライアルや無料プランが用意されています。まずは無料で利用して利用した感触を確かめ、導入可否を決めてみてください。

まとめ

今回は記帳代行の依頼と会計ソフトの利用、どちらが業務効率化に役立つのか比較してきました。

どちらもメリット・デメリットがあるので、適した方法を選んで実行するのが重要です。また「記帳は代行業者へ依頼して、確定申告時には会計ソフトを使う」といった両刀持ちを行うことでさらなる効率化を狙えるのもポイントです。

弊社でも記帳代行を請け負っていますので、ぜひ依頼をご検討ください。