「裁断せずにスキャンを代行してほしい」という希望は多く、実際にインターネットで検索を掛けてみると裁断しないことを売りにしているサービスが複数ヒットします。
裁断なしのスキャニング代行サービスを利用するとコストは高くつくものの、原稿を裁断せずに保管しておけるといったメリットがあります。目的に応じて裁断するかしないか決めてみましょう。
今回は裁断なしのスキャニング代行サービスを利用するメリット、そして注意点などをまとめていきます。
目次
歴史的な資料も取っておける！裁断なしのスキャニング代行サービスのメリット
裁断なしのスキャニング代行サービスを利用すると、次のようなメリットがあります。
1点しかないような特別な書類もスキャニング可能
非破壊で残しておきたい書類がある場合は、裁断なしのスキャニング代行サービスが有効です。
事業が長いと
- 1点しか残っていない社報
- 価値の高い蔵書
といったものが社内に眠っている可能性があります。もしこういった書類が紛失したりしてなくなると、自社にとって大きな痛手になります。だからといったコストを安くするために破壊型のスキャニングを行うと、原稿の価値がなくなってしまうのも困りものです。
裁断なしのスキャニング代行サービスだと原稿の価値を保ったままスキャニングが可能です。依頼コストが多少高くなってもそれ以上の効果を見込める場合は利用してみましょう。
高品質なスキャニングが保証される
裁断なしのスキャニング代行サービスだと、人の手で1ページ1ページ開きながら確認してスキャニングを行います。
- 裏写り
- グラデーションの詳細設定
といった工程を挟むことで、データ化した後もそん色なく書類を利用できるようになるでしょう。
ナレッジとして情報を共有しやすくなる
スキャニングを行いデジタル化すると、ナレッジとして特別な資料も情報共有が簡単になります。紙のままだと共有が難しくても、デジタル化によって重要な知識が各従業員へ簡単に伝わるので利用を検討してみてください。
コストは高くつく！通常の書類は裁断ありで十分
裁断なしでスキャニングをすると、自動給紙機能を使った連続読み取りは利用できません。フラットベッドスキャナーを使いながら1枚1枚手作業でスキャニングする、といった工程が必要だからです。つまりその分、依頼費用が高くついてしまいます。
長期間わざわざ紙で保管しておく必要がないような書類などは、裁断をする、あるいは裁断を依頼することで費用が安く済む可能性があります。1点ものといった特別な書類だけ裁断なしで任せて後は裁断ありで代行してもらう、といった工夫は必要でしょう。
まとめ
今回は裁断なしのスキャニング代行サービスを利用するメリット、そして注意点などをまとめてきました。
裁断なしのスキャニング代行サービスだと、1点ものといった特別な書類も簡単にデジタル化して共有可能です。ただしコストが高くなるので、書類の種類によって裁断ありとどちらを利用するのか検討してみてください。
