みなさん、データ入力を代行業者に依頼しようとしたとき、何を基準に選んでいますか？

料金・納期・クオリティと選ぶ基準は様々あると思います。また、企業か個人かによって選ぶ基準は違ってくるでしょう。そこで今回はデータ入力を代行業者に依頼するときの選び方をいくつかご紹介します。今回の記事を参考にして、よりよい代行業者を選びましょう。

明朗会計の料金表示

まず、気になるのが料金ですよね。データ入力代行業者の料金設定は、名刺・名簿・アンケートなど対象物がとても幅広いので、それにともなってとても細かく設定されています。必要なことだけをピンポイントで依頼することにより、費用を安くすませられる業者もあります。

また納期を早めたり、オプションをつけたりすると別途料金が発生する場合もありますので、まずは見積もりをとり料金を明確にしましょう。

事前に料金を明確にしておかないと、発注したあとに追加料金が発生してしまう可能性もあります。そのようなことにならないよう、追加料金が発生しない、明朗会計の業者に依頼しましょう。

セキュリティが高く、信頼できるか？

データ入力を依頼する際に使用する元データの情報はとても貴重で、企業の財産でもあります。当然ですが万が一にも流出してしまったら大変です。そのような貴重なデータを預けるわけですから、セキュリティ管理もしっかりしている代行業社を選ばないといけません。

例えば、大手企業との取引実績がある代行業者であれば実績のない業者よりは信用できるでしょう。また、業者によってはプライバシーマークを取得しているところもあります。プライバシーマークを取得していれば、プライバシー保護に関して力を入れている証になりますから取得していない業者よりは信用できるでしょう。

業者によっては国内のみで作業を行なっている場合もあります。料金は海外でも作業を行なっている業者と比べると割高になってしまいますが、そのぶんセキュリティに関しては信頼できるでしょう。

このようなことを基準とし、セキュリティ対策に力を入れていて信用できる業者かを判断し、貴重なデータ流出がないようしっかりとした代行業者を選びましょう。

依頼する分野を得意としているか？

データ入力に使用するデータは様々な種類があります。日本語テキストのみのデータなら問題ないと思いますが、英語テキストのみのデータだったり専門的な用語が多く含まれていた場合は注意した方がいいです。代行業者にも得意、不得意がありますので業者側があまり得意としない分野を依頼してしまうと、納期が遅れてしまったり、料金が割高になってしまう可能性があります。

そうのようなことのないよう、事前に依頼するデータと業者の相性は問題ないかを確認してから発注しましょう。

スタッフの対応は？

もし、納品されたデータにミスがあった場合、当然修正を依頼すると思います。そんなときに重要になってくるのが、代行業者のスタッフの対応です。依頼した側からすれば、少しでも早く修正してもらいたいところですが、業者側のスタッフの対応が遅かったり、意思の疎通がうまくいかなかったりすると、必要以上に時間がかかってしまう場合があります。

そのようなことにならないよう、依頼を検討しているスタッフの対応は迅速で感じのいいものか見極めてから依頼しましょう。

まとめ

今回は、データ入力を代行業者に依頼するときの選び方についていくつかご紹介しました。データ入力は業者に代行してもらうことにより、効率的に作業が進められ、企業全体の生産性を伸ばすことができるでしょう。

今回ご紹介した点をふまえて、より安心して依頼できる外部代行業者を見つけましょう。

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