今やFAXもペーパーレス化する時代！FAXデータ保存はスキャニング代行にお任せ

2021/10/28

デジタル改革で障害になるのが「FAX」です。FAXは書類を電話回線を用いて送信できる便利な技術ですが、紙ベースなのでデジタル化しないとコスト面といった部分でメリットが出てきます。

ただし「FAXでしかやり取りしない」という取引先が混じっている場合は、たとえ自社がFAX廃止したくても実現が難しいでしょう。そこでFAXについては、「ペーパーレスFAX」を活用してデジタル化するのが有効な方法になってきます。

今回はペーパーレスFAXのメリットなどをご紹介していきます。

FAX書類をいつも通り受け取ってデジタル化できる！ペーパーレスFAXのメリット

ペーパーレスFAXとは、「FAXをペーパーレスで受け取れるようにしたシステム」です。自社では従来通りFAXを送信、受信時にはPDFといった形式でFAXを出力してデジタル管理できるのが特徴になっています。

ペーパーレスFAXのメリットは次の通りです。

ペーパーレスFAXを導入しても、こちらからは通常通りFAXを送信できますし受信も可能です。つまり取引先は特別な対応が必要なく、従来通りFAXのやり取りが可能になっています。

取引先を説得してシステム導入してもらい、FAX廃止を実現するのはハードルが高いです。ペーパーレスFAXであれば自社で気軽にデジタル改革を実行できます。

FAXの印刷代や管理に関して課題を感じている場合は、ペーパーレスFAXの導入をおすすめします。

ペーパーレスFAXによって自社のFAX書類はデジタル化されて印刷する手間がなくなります。また管理もツール上から行えるのでスペースが必要ありません。結果的に印刷・管理コスト削減に効果が出るのがポイントです。

従来のFAXは社内で受取確認する必要がありました。しかしテレワーク普及によって「社内でしかできないこと」は邪魔になっています。

ペーパーレスFAX導入によって、FAXは自社でしか受け取れない情報ではなくなります。具体的にはパソコンやスマホといった機器、そしてインターネット環境があればテレワーク中でもFAXを社外で確認可能です。

セキュリティに気を付ける心配はありますが、社外でFAXを確認できるのは業務効率面でメリットになります。

ペーパーレスFAXで仮に導入後のFAXをデータ化できても、既存のFAX書類をどうするかという問題が残っています。既存のFAX書類がたくさんある場合は、スキャニングしてデータ化するのに一苦労です。

そこでスキャニング代行業者へ依頼を掛けてみましょう。スピーディーに外部リソースとしてスキャニングを実行、質の高いデジタル書類を納品してくれます。専門のスキャナーを設置して自社でスキャンするといった手間やコストも掛かりません。

弊社では「1枚3円～」という業界でも最安値クラスで代行を請け負っています。気になる方はぜひお問い合わせください。

今回はペーパーレスFAXのメリットをご紹介してきました。

ペーパーレスFAXを導入すれば、依然として取引先がFAXを利用していても自社のFAXをデジタル化できます。既存のFAXはスキャニング代行に頼んでデジタル化してしまいましょう。