スキャニングは誰にでもできる作業であり、外注するのを面倒に感じる方もいらっしゃるかもしれません。しかしスキャニングにはさまざまな工程がかかわっており、量が増えると自社では業務をまかないきれなくなる可能性があります。

もし今後業務が成長する見込みが高く、スキャニング業務が邪魔になるようであれば外注を検討してみてください。

今回はスキャニングにどれだけ工程が必要なのかを順序だてて解説していきます。

留め具を外したり向きをそろえたり・・・意外とスキャニングには手間が掛かる

スキャニングの手順は次のようになっています。

1. 書類を指定の場所から取り出す
2. ホチキスといった留め具がある場合は外す
3. 机で書類のばらつきをなくして形を整える
4. 指定の方向にしてスキャナーへセッティング
5. データ形式をスキャナーやソフトウェア上で選択
6. カラーや解像度レベルを選択する
7. どこへ保存するか場所を指定する
8. 読み取る面を指定する
9. スキャニング後に書類を取り出す
10. 読み取りデータに不備がないか確認する
11. 不備がある場合は訂正を行う
12. 書類を指定の場所へ戻すか廃棄する

工程に分けてスキャニングを考えると、10個以上のプロセスが必要だと分かります。

留め具を外すのは面倒ですし、セッティングして各種設定を行うのも1つミスがあればまたやり直さないといけないリスクがあります。書類の量が多いと各工程の時間もさらに掛かるので、本来の業務へ集中できないかもしれません。

もしスキャニングに時間が掛かり過ぎていると感じる場合は、業務時間においてどれだけの時間をスキャニングが圧迫しているか、またそれによってどのくらいコスト面で無駄が発生しているかを数値化してみましょう。

スキャニングに時間が掛かり過ぎている！外注でも解決できます

スキャニングに時間が掛かり過ぎている場合、そもそも取り扱う書類の量を減らす、つまりペーパレス化を実現するのが有効な手段となります。ツールを導入して書類をデジタル管理できるように体制を整備、スキャニングが必要な書類を最低限にして業務効率化やコスト削減を狙っていくとよいでしょう。

しかし既存の書類はスキャニングでデジタル化しないといけませんし、デジタルツール導入後もスキャニングする書類が0にならない可能性もあるでしょう。もしスキャニングの必要がある場合は、業者へ相談してみてください。

業者であれば複数の書類スキャニングを短時間で終わらせられます。また業者によっては留め具外しといった作業にも対応しているので、複数のスキャニング工程を外注して無駄を省くことが可能です。

弊社でも1枚3円からスキャニング外注を請け負っています。ホチキス外しといったオプションも提供しているので、ぜひご相談ください。

まとめ

今回はスキャニングに掛かる工程を可視化してきました。

可視化すると10個以上の工程がスキャニングには必要となっています。デジタルツールを導入してペーパーレス化、外注によってスキャニング工程を省くといった方法で業務効率化を目指してみましょう。