記帳代行を1仕訳15円～で代行します！業界最安値挑戦中！
副業ニーズの広がりや多様な働き方が認められるようになったことに伴い、在宅で活躍するフリーランスが増えています。
経理・会計・税務分野においても、知識や経験をフル活用しながらフリーランスとして独立している人が多く、なかには税理士事務所・公認会計士事務所出身の人も出てくるようになりました。
煩雑かつ業務量の多い記帳を代行依頼する先としては、うってつけであると言えるでしょう。
しかし、記帳代行は機密性の高い業務でもあるため、あらかじめ注意点を知っておくことが肝心です。
今回は、在宅のフリーランスに記帳代行を業務委託するときのリスクについて解説します。
メリット・デメリットの両方を知り、ミスマッチのない依頼を叶えていきましょう。
まずは、在宅フリーランスに記帳代行を依頼するメリットを紹介します。
相性のいいフリーランスが見つかれば、記帳にかける手間を最大限短縮させながら、高い効果を発揮できるかもしれません。
フリーランスならではの利点を押さえ、活用していきましょう。
在宅フリーランスの多くは、税理士事務所・公認会計士事務所に委託するときよりも割安の価格設定をしています。
士業資格がないことに加え、光熱費・オフィス賃料など事務所維持費用がかからないこと、顧問契約料や事務手数料などがかからないことから、コストパフォーマンスよく利用することができるでしょう。
なかには時給制で実労働時間分だけ課金するフリーランスもおり、「働いた分だけ支払いたい」と考える企業とは相性がよくなります。
なるべく安い記帳代行サービスを探している場合は、検討してみることをおすすめします。
フリーランスは土日・祝日・深夜も稼働している可能性があり、特定の休業日を設けていないこともメリットです。
手さえ空いていればいつでもメール・電話・チャットに対応してくれるため、スピーディーなやり取りをすることができるでしょう。
勤務時間帯が特殊で夕方以降に働く社員が多い企業や、土日・祝日に稼働する頻度が高い企業にとって、非常に助かるポイントだと分かります。
ただし、一般企業のように「営業時間内に電話すれば誰かしら対応してくれる」ということがない点には注意が必要です。
急ぎの要件なのになかなかレスポンスが返ってこないケースもあるため、業務の性質に合わせて利用していくのがよいでしょう。
フリーランスは会社に雇用されていないため、ルールやマニュアルを自身で作成することが可能です。
会社が定めた一方的なルールに従って契約する必要がなく、相談次第ではどんな内容出も請け負ってもらうことが可能です。
そのため、「いつもの業務にプラスしてこんなことも頼みたい！」などの打診がしやすくなります。
料金も自由に設定でき、柔軟にアレンジしてもらうこともできそうです。
デメリットとなる部分でもあるため、あらかじめ納得のうえで契約するのがよいでしょう。また、不安な場合は事前に入念な打ち合わせをするなど、独自の対策も欠かせません。
在宅フリーランスのスキルはピンキリです。
独学で少し経理を学んだだけの人から、税理士事務所で30年以上記帳業務を担当してきた人もおり、千差万別だと言えるでしょう。
商業高校を卒業したばかりで実務経験のない10代から、スキルと経験を活かして独立・開業した30～40代まで存在することも特徴です。
当然ながら外注費用の差も大きく、金額に見合ったスキルであるか判断するスキルが欠かせないでしょう。
「相場以上の金額を支払っているのにミスや抜け・漏ればかりの記帳になっている」という事態が起きると、却って修正コストが膨らんでしまう可能性もあります。
過去フリーランスを利用した経験のない企業では特に注意し、慎重に人材を選定していくことが欠かせません。
在宅フリーランスへ依頼するにあたり、特に注意したいのが情報漏洩です。
会社であればプライバシーポリシーや秘密保持契約の締結ができるかもしれませんが、フリーランスはどこまで対応しているかが見えづらく、なかには杜撰な管理をしている人もいるようです。
ウイルス対策ソフトをインストールしていない、プライベートデバイスと業務デバイスを分けていない、カフェやコワーキングスペースなど一目につくところで機密性の高い作業をするなど、抜け穴となる部分がないか厳重にチェックしておく必要があるでしょう。
また、自社ネットワークや会計システムへのアクセス権限を付与する場合、権限設定に配慮しておくことも欠かせません。
管理者権限を与えてしまい、システムの根幹部分の設定を誤って変えてしまったり不要な情報を持ち出されたりしてしまうことも考えられます。
悪意のないヒューマンエラーがあることも想定し、自社側である程度牽引できるよう対策しておきましょう。
稀なケースではありますが、音信不通による自然消滅や一方的な契約破棄が起きる可能性があります。
会社対会社であればしっかり契約締結が交わされていたり損害賠償項目が折りこまれていたり、あらかじめリスク対策を万全にしていることが多いでしょう。
しかし、会社対個人の契約の場合は少しおざなりになることが多く、認識の相違からトラブルに発展してしまう可能性がゼロではありません。
会社のように登記住所や固定電話がなく、一度音信不通になってしまうと二度と連絡が取れないことも考えれます。
最悪の場合、期限間近な状態で1から作業を再開したり、特急料金を支払って他の業者に委託したり、大きな損害が出ることもあります。
リスクとメリットをしっかりと天秤にかけ、信頼できる人に任せることをおすすめします。
万が一在宅フリーランスとトラブルが生じた場合、相談先がなかなか見つからないことも悩ましいポイントです。
企業同士の契約であれば担当者の上長に直接相談したり契約書に則って行動したりすることができますが、個人との契約の場合は上手くいかないこともあるでしょう。
どうしても回収したい損害があれば弁護士を活用する方法もありますが、手続きや訴訟にかかる時間的・費用的負担が大きく、得らえる利が少ない可能性も高いです。
結局自社で業務を巻き取るなど、泣き寝入りに近い状態になることも考えておきましょう。
では、在宅フリーランスとトラブルなく契約するためには、どうすればよいでしょうか。
ここでは、契約から業務完了までの間に気をつけておきたいポイントを解説します。
クラウドソーシングサイトやスキルマーケットを利用する場合でも、個人の知り合いに委託する場合でも、きちんと業務委託契約書を締結しておきましょう。
どの業務にいくら支払うかなど基本的な決め事を書類に残せるほか、情報漏洩や損害賠償など万が一に関する項目も盛り込むことが可能です。
法的効力がある書類でもあるため、双方身を引き締めて業務に当たれる効果もあるでしょう。
ただし、初めて業務委託契約書を締結する場合はフォーマットに十分注意しておく必要があります。
契約形態・受注する業務内容・支払いをする金額やタイミング・業務上必要な経費の取り扱いなど最低限の内容を盛り込むことに加え、前述したような損害賠償・秘密保持条項・納品期限や研修期間・有効期限・契約破棄の条件・所轄裁判所など盛り込むべき内容を吟味します。
経理部内だけで完結させず、必要であれば法務部や労務部の力も借りしながらチェックしていきましょう。
在宅フリーランスとのやり取りは、信頼関係が何よりも重要です。
既に何十年も取引のある税理士事務所担当者がフリーランスとして独立するなど特殊なケースを除き、ほとんどの場合は信頼関係を構築するところからのスタートとなるでしょう。
そのため、最初からボリュームのある案件を任せず、スモールステップで依頼の幅を広げていくことがおすすめです。
まずは小さな仕事を依頼し、検収やフィードバッグミーティングの頻度を上げ、自社のニーズを正確に伝えられるよう努力しましょう。
また、先方にとっての仕事のやりやすさや必要な情報を渡すタイミングにも配慮し、お互いにとってwin-winな環境を整えることを優先します。
反対に、初回から責任が重い業務をまとまって依頼した場合、ミスマッチに気づいたときのダメージも大きくなります。
在宅フリーランスへの記帳依頼は、少しずつ時間をかけられる企業向けの手法だと言えるでしょう。
最後に、在宅フリーランス以外に記帳代行を依頼する手段を紹介します。
複数の手段で比較・検討したい場合に、お役立てください。
求人サイトや転職エージェントを活用し、経理知識がある人材を自社雇用する方法です。
自社オフィスに常駐してくれるためコミュニケーションが取りやすく、社風や企業理念への関心を高めてもらえればエンゲージメント高く仕事をしてもらうことができるでしょう。
反対に、採用コストと教育コストがかかることがデメリットです。
求人サイトを利用するためには、求人票の掲載料金が発生します。
転職エージェントも同様に、新規人材の入社が決定した段階で成功報酬が発生するため、ひとり雇用してスタート地点に立つだけでも大きなコストがかかることを承知しておきましょう。
また、研修を受けさせたりメンターをつけてフォローしたりするコストも試算しておく必要があります。
社会保険の会社折半分などの労務コスト、給与（時給）など毎月のコストも計算し、外注したときの費用と天秤にかけておくことが欠かせません。
税理士事務所に記帳代行を依頼している企業は多く、専門家ならではの視点でミスなく正確に作業してもらうことが可能です。
税務代行・税務署類の作成・税務相談など税理士独占業務も依頼すれば、記帳だけに留まらないトータルサポートを受けられるでしょう。
経理・会計・税務に関する知識がなく困っている企業にこそ、おすすめの手法です。
ただし、顧問契約を締結する必要があるため金額は高くなります。
税務相談などプラスαの仕事を依頼する場合は別途料金がかかるケースもありますので、前もって料金プランにはしっかり目を通しておく必要があるでしょう。
士業ならではの仕事を期待する場合に活用するのがポイントだと言えそうです。
税理士事務所ではなく公認会計士事務所に記帳代行を依頼する方法もあります。
どちらも記帳に関する専門知識を持っているため、記帳代行の質自体に大きく差が出ることはないでしょう。
しかし、公認会計士事務所の強みは会計知識の豊富さにあり、大企業や上場企業の手続きが可能な点にあります。
また、今後上場を視野に入れている企業やM&Aの可能性がある企業であれば、顧問会計士を抱えておくという意味でも利用のメリットが高いと言えるでしょう。
しかし、同様にコストは高くなる傾向にあります。
記帳代行業務があくまでもオプションであるケースも多いため、事前に相談してみましょう。
なかには、記帳代行に特化した業者もあるため、選択肢のひとつに加えてみるとよいでしょう。
記帳代行だけを外注したい企業やなるべくコストを抑えてコンパクトな依頼をしたい企業と相性がよく、特にコストパフォーマンスに優れた方法だと言えるでしょう。
また、自社社員のような雇用契約も士業事務所のような顧問契約も要らず、スポットで依頼できることもメリットです。
「決算のタイミングでだけ依頼したい」「経理担当者が退職してしまったので、新任が見つかるまでの数ヶ月だけ依頼したい」というときにも大いに役立つでしょう。
大量の仕訳や特急対応ができる業者もあるため、比較しながら利用していくことをおすすめします。
在宅フリーランスへの記帳代行は、コストや業務の柔軟性を重視したい企業に向いている手法です。
しかし、万が一トラブルが起きたときの調整工数がかかることや、業務委託契約書フォーマットの作成など事前準備に時間がかかることを想定し、メリット・デメリットを理解しておく必要があるでしょう。
スポットで依頼でき、かつコストも安いというメリットを追求したい場合は、記帳代行に特化した業者を活用するのもおすすめです。
自社にあった方法を見つけ、効率化を図っていきましょう！
