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軽作業・データ入力とは

「アウトソーシング」
最近よく見る横文字に見えますが
…さて、何のことでしょうか?


アウトソーシング、って…何のこと?


ビジネス用語で「アウトソーシング」という言葉をよく耳にしますよね。なんとなく、小難しい単語です。
『アウトソーシング』…簡単に言ってしまえば『外部委託』という意味の言葉です。
噛み砕くと、外部(アウト)からの調達(ソーシング)を意味します。漢字で書くと途端に簡単に感じるものですね。 
ちなみに似た言葉に「外注」もあります。「アウトソーシング」とは、少しだけ違う意味になるそうです。

「外注」、すなわち「外部業者による業務代行」。 外から結果を持ってくるのがアウトソーシングなら中身を入れ替えて結果を出すのが外注、といったイメージでしょうか。似て非なる、とはよく言ったものです。日本語って便利!

  1. アウトソーシングの語源
  2. ではこの言葉、何からきているのでしょうか。歴史を振り返ってみましょう。
    アウトソーシング、英語で綴ると“outsourcing”この単語、元々はアメリカで「outside resourcing」、「アウトサイド・リソーシング」という単語で用いられていたようです。
    それがoutsourcingという風に短縮化し、1981年前後のアメリカのビジネス業界で使われはじめました。言葉自体は案外新しいものだったみたいですね。しかも連続した英単語の略称とは…耳慣れないわけです。

  3. アウトソーシングの歴史
  4. さて、アウトソーシングという言葉が生まれ40年ほど。しかしその業務形態はもっと早くからあったといいます。
    遡れば第二次世界大戦時のアメリカ。
    既にその時にはこのアウトソーシングという、考え方・運営方法は存在していたらしいのです・・・案外古い!




具体的にアウトソーシングってどういう内容を指すの?


業務の委託を指す単語だということは、なんとなくご理解いただけましたよね?ではその中身は何のことなの?と踏み込んでみましょう。ざっくりとですが説明してみたいと思います。
ですがその前に

業務の中には委託できるものとできないものがある

当然といえば当然ですが、重要すぎる業務はアウトソーシングに向きません。それに、そのような業務はセキュリティ面も含めると“お値段も張りがち”です。
まずは、どの様なものなら委託しやすいかを見てみましょう。

・アウトソーシングに向いているもの

ルーティン、軽作業、内部で行うと効率的に割高になってしまうもの。
有り体に言えば比較的誰にでも出来て、面倒なアレコレ。
マンパワーが必要なので時間が取られる。非常に手間がかかる。自分がやらなくてもいい。この瞬間だけでもバイトを雇えるなら…。でも人件費削減を考えるとコストバランスが悪い…何か方法はないものか…!
そんな藁にも縋る時に活用できるのがアウトソーシング。…らしいです。
だから「それは具体的に何か?」って思いますよね。それではご説明します。

・アウトソーシングできる業務:ノンコア業務

クラウドをイメージしている男性 ここはまず一通り挙げたものをざっと見てもらうのが早いでしょう。もちろんこちら以外にも存在しますよ。

【例】
  • ・テレアポ:新規顧客開拓
  • ・事務:電話対応、資料作成、軽作業
  • ・CS:カスタマーサポート、コールセンター等の運営
  • ・製造管理:工場での商品生産、在庫管理、梱包、発送
  • ・店舗運営:店舗運営、店員派遣、清掃
  • ・IT:社内IT環境の整備構築・保守
  • ・計算管理:給与計算・労務管理
  • ・事務処理:経理・会計

細々としたものが比較的多いでしょうか店舗運営なんていう意外な業種も。さて、これらを「ノンコア業務」と呼びます。
「コア業務」と分類される業務に付随するもの、というわけなのですが。
・・・コア業務についてはこの後で。
そしてノンコア業務こそ、アウトソーシングすることができる業務と言われています。しかし前のめりに興味を持って頂いた貴方!
本当に委託できる業務なのか、一度吟味してみましょう。実はリスクまみれの「委託してはいけない業務」だった、なんてことの無いように…。

・アウトソーシングできない業務:コア業務

「その企業らしさを求められる意思決定・評価・判断の業務。」
「それらを汲み、応用し直接利益につなげていく業務。」

企業が持つ独自性にも繋がる、いわば「その企業の売り」の部分ですね。
これらを「コア業務」と呼びます…が、残念ながらコア業務は、アウトソーシングすることはできません。・・・いえ、できないことはないのかもしれませんが。できうる限り避けるべきではあるでしょう。
そうですね、あえて挙げるならば…。

    【コア業務の代表例】
  1. 企画立案業務
  2. 判断・評価業務
  3. その企業ならではの専門性の高い業務

これらの業務はデメリットの大きさがメリットを大きく超えてしまうことでしょう。・・・そもそもそこまで委託しない?まあそうですよね。

・アウトソーシング?迷ったときの判断基準

あなたが仮にA社の社員で…アウトソーシングを導入しようか悩んでいるとしたら。
これらの判断基準は、きっと役に立つと思います。

    【判断基準】
  1. A社・社員の必要スキル 低(1・2・3)高
    (社内の人間orだれでもいい)
  2. 判断・評価業務
  3. 委託先のA社理解度
    低(1・2・3)高
  4. ①+②
    ・ポイントが高ければ、アウトソーシングに適さない業務
    ・ポイントが低ければ、アウトソーシングに比較的適した業務

いかがでしたか?このように割り切って考えてみると、様々な業務が思い当たるようになりませんか?




軽作業・データ入力とは?社内の軽作業はアウトソーシングで効率化しよう


軽作業とは?…データ入力とは?範囲がちょっと広いですよね。
では、噛み砕いてみましょう。

・面倒な作業のトップランカー、軽作業ごとのデータ入力

さて、軽作業と言っても様々あるというのは前述しましたが、どのようなものが思い浮かぶでしょう?
例えば、パンフレットをひたすら折って束にする。例えば、宛名をスタンプして送り先を振り分ける。このような、いわゆる内職のイメージが強いですよね。
しかし、昨今の“軽作業”はもっといろいろあるのです。

  • ・名刺や名簿等の紙媒体の電子データ化
  • ・アンケートの集計をエクセル化
  • ・Yahoo!や楽天、ECショップ等の通販サイトへの商品登録
  • ・簡単な画像データの加工
  • ・会議や講義等の音声データのテープ起こし
  • ・印刷物の封入・封緘

こんなものも今では軽作業としてアウトソーシング出来てしまうのです。どれも個人、あるいは少人数でこなすには面倒くさい。なので、忙しいとハードルが高くなりがちです。
列挙した委託可能なノンコア業務。その中でも特にやる気が出ない…かもしれない、軽作業。中でも特に、データ入力。
やる気が起きないならデータ入力専門の所にお願いしてしまえばいいのです。
では、その専門業者とはどういうものなのか、もう少し詳しく掘り下げてみましょう。専門業者の実態が理解できれば依頼もしやすくなるハズです。
ではその業者の選び方って…一体何を基準とすれば良いのでしょうね?




軽作業・データ入力を依頼するなら?信頼できる業者の選び方


  1. 依頼フォームがわかりやすい
  2. 業者によっては、作業内容によって得意だったり不得意だったりという向き不向きが存在します。
    内容が明確化・細分化されているのは、その業務をこなす準備が、しっかりできているという事。
    それに・・・分かりやすい方が依頼しやすいですよね。
  3. 国内で連携している
  4. 業者によっては国外へ転送しそこで処理している、なんてこともあります。
    電子データ同士のやり取りであればタイムラグは少ないですが、紙データを送付しての電子化等であれば時間を取られてしまうかも…。

  5. プライバシーマークを提示している
  6. 「プライバシーマーク」…また、聞きなれない言葉です。というわけで、軽く調べてみました。
    一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)が「個人情報を大切に取り扱う事業者」 であると認めた証、とのこと。
    こちらを掲げて、依頼主から信頼して頂くのも重要だとお話をいただきました。なるほど、確かに情報の取り扱いのプロだと聞けば安心出来ます。

  7. コスト
  8. 問答無用の説得力を持つ部分です。ここが一番大事という方も多いハズ。
    お財布の中が決まっているなら、お安い方が予算も組みやすいですしね。

では、軽作業を請負う…ひいてはデータ入力を請負うという方々は、どんなことに注意を払っているのでしょうか?




軽作業・データ入力を請け負う時に気を付けていること


アウトソーシング、中でも特に面倒な軽作業、データ入力。
専門業者である以上そこには厳格な業務の大枠が存在します。でも企業として当然であること以外に、何に気を付けているのか。
委託する方々にとっては、明確にしておきたいところもあるでしょう。
そこで…

実際に働いている方に聞いてみた

実際にアウトソーシングでデータ入力業務をしている方にお聞きしました。

  1. 依頼主との綿密なルール決め
  2. データ入力というのは元となるデータが存在する訳ですが、それは処理する総量が増えれば増えるほど、“イレギュラー”なデータが紛れるということでもあります。
    例えばアンケートに回答したとき、1と2両方に丸を付けてしまったり…
    あるいは備考欄が無いけど文章で補足して回答してみたり、といった経験がある方もいらっしゃるでしょう。
    そんなデータを纏める時、どう処理すれば依頼主は納得するのか。 業務を開始する前に、その擦り合わせを徹底していく事で入力業務自体の効率化を図る。そんな解答を真っ先にいただきました。
    最も警戒すべき「入力のやり直し」の可能性を消していくわけですね。

  3. 豊富なマンパワーによる同時進行の管理
  4. 量が増えれば当然、作業する人も増えます。そして人が増えれば増えるほど、その作業の管理が複雑になっていく。そこをしっかり見て管理し、効率を保つことも重要だと明言されていました。
    同時に同じ作業をしていては、いつまで経っても複数人数の利を生かせませんからね。

  5. トリプルチェック
  6. 情報の正確さというのは、人材の有無にかかわらず、しっかりとしてほしい点の一つです。そこに対して、前述の豊富な人材を用いて三重のチェックを敷いている、とお話を聞けました。
    量が増えれば、人が増える。人が増えれば複雑化する。…そうなると出てくるのが誤入力、ミスデータです。
    そこで同じ人間を相互に用いるだけでなく、全くデータに触らず、先入観の無い人員も導入してチェックすることでなんとなくの見逃しも、こぼさないようにしている、とのことでした。

  7. 速度と精度を重視するから社員全員が日本人
  8. 日本語でコミュニケーションが取れる、というのは日本人として、とても自然なことですよね。
    その自然なまま、連携が取れるというのはそのまま作業の精度、そして高効率な作業を保つ為の管理の容易さに直結することになる、なんてお話もいただけました。
    確かに、言葉の壁というのは低いに越したことはないですもんね。
    さて、「自分も業者に依頼をしようかな?」と思案し始めた貴方。
    もうちょっと、アウトソーシングについてのメリット・デメリットを突き詰めてみませんか?




人件費削減の方法はアウトソーシングを上手に使うこと!簡単な軽作業を外注してコストを削減しよう


上手に使う。言うは易しですが、具体的な判断基準となる知識はどんなものでしょうか?

メリットとデメリットを具体的に教えて!

アウトソーシングはコア業務、ノンコア業務があります。効率化には様々な要因もあるでしょう。
その中で人件費の削減にピッタリなコア業務ですが、それにはメリット・デメリットがもちろん存在します。わかりやすくまとめてみました。


アウトソーシングのデメリット

まずは先にデメリットから見てみましょう。
ここで「こうなってしまうのか…」「引っかかるなー」と思うのであれば”再考の余地がある”という事です

  1. 情報漏洩の心配
  2. 外部に業務を依頼することは、すなわち外部に情報を公開する事です。
    情報の公開の範囲が大きい分、機密情報や個人情報の、漏えいの機会が多いということになります。
    データや郵送等で情報のやり取りを行うので、リスクも高いですね。
    大切な顧客情報・重要案件を含んでいる場合、アウトソーシングを考え直してしまう、そんな方も多いのではないでしょうか。

  3. 社内にノウハウを蓄積できない
  4. 頭をかかえる男性 社内の仕事を、アウトソーシングするとどうなってしまうでしょうか?
    社内→社外となることで、業務にちなんだノウハウが社内に根付かないという問題点があります。
    アウトソーシングを社内に引き戻す場面でそれを継承する人材・ノウハウが丸ごと無くなってしまいかねません。
    その際、社内で業務の再構築が必要となり、手間がかかってしまうでしょう。
    これらはコストと時間をかけられるのであれば、自社で行うことで回避できるかもしれません。
    ではそれらをかき消す程のメリットがあるのでしょうか?


アウトソーシングのメリット

もちろんデメリットがあれば、メリットもあるわけです。
一通り見てみましょう。
  1. プロに投げることができる
  2. アウトソーシングを請け負う企業は「その道のプロ集団」
    プロに依頼することで、短期間・正確性のある内容で結果が返ってきます。
    例えば…
    アンケート集計&入力。アンケートとは一口に言っても、種類も規模も様々です。社内アンケート、読者アンケート、お客様満足度アンケート、etc…。全部で100項目以上というアンケートもよく有るそうです。紙媒体だと10,000枚にのぼることも… 。
    これらすべてに目を通し、入力し、アンケートの正しい集計…。気の遠くなる様なこの作業、プロたちはなんと1週間も掛からずに、こなしてしまう所もあるようです。
    …もしこれを自分たちでやるとしたら…
    いえ、考えるのはやめておきましょう。

  3. 人件費削減
  4. 手短に人件費を削減できる方法がアウトソーシング。
    単純に人数を雇うというのも、お金がかかる話ではありますが、

    ●既に確保されている人員を使うことができる
    ●長い時間同じ作業で拘束する

    これらは、効率面でかなりコストがかかっていると表現できます。
    例えば…3日間で15人が同じ入力業務をしていたとします。
    その3日間、それぞれが得意な、あるいは専門性の高い仕事に割り当てる方が最終的な収益はきっと伸びるでしょう。

  5. 人材のムダな流出を防ぐ
  6. 実は一番多く聞く企業の悩みがコレ。…らしいです。
    唐突に舞い込んでくる「〇〇さんが、辞めてしまったんだ!」という悲しいお知らせ。
    そう、あなたが今、後輩に教えているその仕事。もしかしたら明日には、無駄になってしまうかもしれません。
    その為、引継ぎがうまくいっていなくて…という話は多いです。
    今では人員の確保・維持というのも中々骨が折れる話になってきています。要因の一つに業務の複雑化があるといわれています。複雑化といえばまだ言葉はよいのですが…その実、紐解いてみればその人がやる必要性の薄い雑務だったり。

    「もし軽作業、データ入力だったなら…」
    「外注してしまえれば…」
    「依頼を出してしまえるなら…」

    職場でよくある後輩に引き継ぐ行為や、辞めてしまった人がいても、一緒に働いている人たちの笑顔も増えて、長続きするかもしれませんよ?


適材適所の最新のカタチ


  1. 「自分の作業の合間にやるにはちょっとした忙しくてできない業務」
  2. 「色々と教えたり、聞いたり面倒が多い」
  3. 「こんなにこの業務に時間がかかるのはキツイな」
  4. 「この業務はだれでもいいんじゃないか」
  5. 「人手があればできるのに」

こんな時に、いちいち人を雇ってはいられない!人件費の削減のためにも、業務の効率化をサポートできるのが、専門の業者。ひいてはアウトソーシング!

アウトソーシング、ざっくりとお理解りいただけたでしょうか?
”適材適所”というのは自社の内側から外側にも広がっている、大きな輪なのだと感じていただければ幸いです。
うまく使えば大いに役立つアウトソーシング。
そこには必ず高効率化という恩恵がついて回るはず。