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在宅勤務で大流行している「オンライン会議」とは？
初めてオンライン会議という言葉を聞いたとき、多くの人はピンとこなかったかもしれません。職場でオンライン会議をやろうという話が出たとき、新しいデジタルツールにあまり関心がない人は、内心、気が進まなかったことでしょう。 「オンライン会議」とは、インターネットを介して映像・音声・資料を共有する会議のことです。最大のメリットは、「離れた場所にいる相手と顔を合わせながら、会話や資料共有ができる」こと。大人数での同時使用が可能で、テキストチャットやPCの画面、ファイルの送受信もできます。ビジネスに必要な便利機能がついているツールが多いのも人気の理由です。
「オンライン会議」は実は議事録向き？
オンライン会議は一見すると難しそうに感じるかもしれませんが、PCやタブレット、スマホのアプリからでも手軽に参加可能です。 このオンライン会議なのですが、実際の会議と異なる一つの特徴があります。通常の会議ではプレゼンターの発表を聞きながら自分の近くの人と「あれってどういう意味なの？」「あの意見に賛成する？」とすり合わせができるのですが、オンライン会議では個別に回線を繋がない限り全ての音声を拾ってしまうために、発表間の雑談ができません。 つまり、発言者一人に対して皆が黙って聞いているという構図になりがちです。 これは感想の共有が図りにくいというデメリットでもあり、発言者の発言に集中できるというメリットでもあるわけですが、もうひとつのメリットとして、「文字起こしをしやすい」というところがあります。雑音が入らないので発言者の言葉がクリアに聞き取れるためです。つまりオンライン会議は大変に議事録を残しやすい会議のカタチであるわけです。
議事録の必要性
議事録の活用の仕方や作成方法を検討する前に、まず何のために議事録があるのか議事録を作成する意図について整理しておきましょう。議事録作成の目的は、おもに次の二つです。
不参加者への情報共有
会議に参加予定だったにもかかわらず不参加になってしまった人や、会議の参加者ではないものの議題にかかわる業務に携わっている人に対して議事録を共有することで、会議で何が決まったのかを伝えることができます。また、一人ひとり個別に情報伝達をしていると、伝達ミスが起こるおそれもあります。正確な議事録を作成し、それぞれ閲覧してもらうことでミスを防ぎ、正しい情報を広く伝えることができます。会議で決定したことの再確認
会議に参加していた人であっても後になって振り返った際、「あの議題は結局どうなったんだっけ？」「あの提案をしたのは誰だっけ？」などと記憶が曖昧になってしまうことがあります。そうした際に議事録があれば正確な情報を確認することができます。
