目次
アンケート入力業務が抱えるそもそもの課題とは？
属人化と人的ミスの温床になりやすい業務がアンケート入力！
アンケート入力は一見シンプルな業務に見えますが、実際には複雑な課題を抱えています。
まず第一に、入力作業には「正確性」が強く求められます。たとえば、回答結果の数字や記述を一文字でも間違えると、分析結果に大きな影響を与えてしまいます。
また、アンケートは一度に大量の回答が集まることが多く、入力作業が「繁忙期」に集中しやすい傾向があります。
このとき、通常業務と並行して入力作業を行うと、担当者に大きな負担がかかり、業務の優先順位が崩れてしまいます。
さらに、入力作業は単調であるがゆえに、集中力を保つのが難しく、人的ミスが起こりやすくなります。
特に、複数名で作業を分担している場合、入力ルールの違いやチェック体制の不備により、データの整合性が損なわれる可能性もあります。
このように、アンケート入力業務には「時間」「人材」「品質」の三つの観点から、効率化が求められているのです。
BPOとは？アンケート入力との相性
アウトソーシングの代表格「BPO」とは何か
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）とは、企業の一部業務を外部専門業者に委託することを意味します。
経理や人事、カスタマーサポートなどに加え、アンケート入力のような定型的業務もBPOの対象です。
BPOを活用する最大の目的は、「自社の人材をコア業務に集中させること」です。
限られたリソースのなかで付加価値の高い活動に専念するためには、繰り返し発生する定型業務の外部化が欠かせません。
アンケート入力業務とBPOの相性とは？
アンケート入力は、以下の特徴を持つ業務です：
-
短期間で大量に処理が発生する
-
単純作業であるがゆえに属人化しやすい
-
ミスが許されないため、チェック体制が重要
こうした性質から、アンケート入力はBPOと非常に相性が良いといえます。
専門業者であれば、あらかじめ決められたフォーマットやルールに基づいて作業を行い、複数人体制で品質チェックを実施できます。
また、アンケートの設問や形式に応じて柔軟に対応できることも、BPOの強みのひとつです。
アンケート入力をBPOに委託するメリット
精度とスピードの両立が可能に
アンケート入力を外注する最大の利点は、「正確さ」と「処理スピード」の両立が実現できる点です。
BPO事業者は訓練された専門スタッフとシステムを活用し、ダブルチェックや自動エラー検出などの工程を標準で組み込みます。
これにより、社内で行うよりもミスの発生率を大幅に抑えることが可能になります。
また、大量の入力作業を短期間で処理する体制も整っているため、納期の厳しい案件にも柔軟に対応できます。
人件費・教育コストの削減
社内でアンケート入力業務を完結しようとすると、担当者の確保、入力ルールの教育、確認作業など、多くの工程が発生します。
繁忙期にはアルバイトの増員や残業対応も必要になり、人件費がかさんでしまいます。
一方、BPOに委託すれば、これらの業務設計や教育をすべて委託先が担ってくれます。
固定費化していた作業を「変動費」に切り替えることができる点も、大きな経営メリットです。
BPO導入時に確認すべきポイント
セキュリティ体制の確認は必須
アンケートには個人情報や機密データが含まれる場合があります。
そのため、BPO事業者を選定する際は、情報セキュリティに関する対策や運用体制を必ず確認しましょう。
具体的には、ISMS認証の取得状況、入退室管理、アクセス制限、データの暗号化処理などが整備されているかが重要です。
これらが不十分な場合、情報漏えいリスクが高まります。
入力ルールやフォーマットへの柔軟な対応力
アンケート入力は案件によって設問形式や回答パターンが異なります。
このため、テンプレートに当てはめるだけでは不十分なケースも多く、柔軟な業務設計力が求められます。
業者によっては事前にマニュアルやサンプルを提出することで、精度の高い作業が実現できます。
委託前にヒアリングや試験入力の対応可否を確認しておくと安心です。
コストと納期のバランスを見極める
BPOには「件数単価制」「時間単価制」「月額固定」など、さまざまな料金体系があります。
単価だけで判断せず、納期の厳守・業務対応力・トラブル時のサポート体制なども含めて総合的に比較検討しましょう。
また、実際に自社で対応した場合とのコスト差や、他業務への影響度も数値で把握しておくことが重要です。
アンケート入力業務のBPO化で得られる効果
作業の標準化による品質の安定化
BPOを導入することで、アンケート入力作業を「標準化」できるようになります。
社内で属人化していた業務が、外部業者の統一された手順に基づいて処理されるため、作業品質のばらつきを抑えられます。
入力ルールの厳格な運用や定期的な精度チェックにより、常に一定の品質水準を保つことができるのです。
業務の可視化とマネジメント負担の軽減
BPOでは、納品スケジュールや進捗状況が明文化され、作業全体の流れを「見える化」できます。
その結果、業務進捗の管理がしやすくなり、現場責任者の負担も軽減されます。
また、トラブルが起きた際にも、委託先とのやりとりによって迅速な対応が可能となり、リスクを最小化できます。
社内資源の再配分による生産性向上
入力業務を外注化することで、社内のリソースをより戦略的な業務へと移行できます。
営業、企画、マーケティングなど、本来注力すべきコア業務に集中できる体制が整うことで、組織全体の生産性が向上します。
これは単なる業務委託ではなく、「事業の競争力を高める投資」として捉えることができます。
おわりに：経営者として外注化をどう判断するか
アンケート入力の外注は「コスト削減」以上の価値がある
アンケート入力業務の外注化は、単にコストを抑える手段ではありません。
業務品質の向上、社員の働き方改革、意思決定のスピードアップなど、経営全体に波及する好影響をもたらします。
限られた人員で運営される現場にとって、単純業務を外に出すことは「時間」と「集中力」を取り戻す行為です。
その結果、社員が本来持つポテンシャルを、より付加価値の高い業務に発揮できるようになります。
経営判断としてのBPO導入を検討しよう
「外注はコストがかかる」というイメージだけで判断せず、「何を社内に残し、何を委託するべきか」を戦略的に考えることが求められます。
BPO導入により、企業の柔軟性と強みが明確になり、組織全体の機動力が高まることも少なくありません。
アンケート入力業務をきっかけに、BPOの可能性を試してみてはいかがでしょうか？経営資源の配分を見直すことで、あなたの会社の成長スピードが一段と加速するかもしれません。
【これまでに３５０社以上の実績！パソコン業務・オフィス事務の業務代行を実施！アウトソーシングサービス「ビーアウト」のご紹介】
パソコン・タブレット・コピー機・スキャニング機器などを使った単純なデータ入力・リスト作成・メールDM送信・販促作業・軽作業などを社内スタッフが行うと、御社にのし掛かるコストと時間が無駄になります！
パソコン業務・オフィス軽作業の業務代行サービス「ビ―アウト」の顧客企業は、大手企業から中小企業まで幅広く、東証上場企業様を含む３５０社以上からのご依頼実績と大量の業務をこなしてきた経験があります。特に、パソコン・タブレット・コピー機・スキャニング機器などでの作業の正確さやスピードでは、クライアント様から大きな信頼を頂いています。また、弊社ではプライバシーマーク（Pマーク）を取得しており、情報データ等の取扱いは慎重に実施しています。
ビーアウトでは、事務作業の確実性やスピード力に比して代行サービスを低価格でご提供しており、これまでご満足頂いてきました。ビーアウトの業務代行サービス内容は、「企業や店舗から委託されるSNS（インスタグラム・ツイッター）の運用代行」「ホームページのSEO対策に関わるコンテンツ作成・ブログ作成」「名刺・文字・アンケート等のデータ化」「契約書や領収書などの書類のスキャニング」「WEBサイトを検索して企業情報の営業リスト作成代行」「企業が持つホームページのブログ作成代行」「メールでのDM送信」「郵送ダイレクトメール（DM）の印刷・封入・発送」など様々です。
もし、御社の社員やスタッフがパソコン・iPad・コピー機・スキャン機器などを使った単純作業を行う場合、その作業に掛かるコストを「時給作業に掛かった時間」だけで計算しているかもしれません。しかし実際には、スタッフを募集・採用・教育する際にかかるコストや労務管理コスト、その他社会保険や賃料などを考えると、少なく見積もってもその１．５倍ほどのコストが会社に掛かっています。
もっと言うと、その単純事務作業の仕上りをチェックし、スタッフのモチベーション維持を図る管理者に掛かる精神的・時間的コストや、そのスタッフがいつ退職するか分からないリスクなど、目に見えないコスト・リスクを考えると、会社が抱える負担は図り知れません。その結果、予算を大きく蝕むことになってしまう単純事務作業は、会社にとって悩みの種だとよく伺います。
その中で、何とか企業様が抱える問題を解消する方法はないかと考え、名刺データ入力・文字データ入力・スキャニング・営業リスト作成・ホームページ記事作成・SNS投稿・オフィス軽作業などの単純作業を低コストで代行する事務アウトソーシングサービス「ビーアウト」を展開しています。弊社にご依頼頂くことで、大量の単純事務作業をアウトソーシング（外注化）でき、しかも「低コスト＆スピーディー＆正確」に実現できます。
単純なパソコン事務作業やオフィス軽作業の外注代行サービスをお考えなら、ぜひ一度弊社にお問合せ・ご相談ください。
会社概要
