スキャニングでpdf化が基本になっている理由とは？分かりやすく解説します

2022/02/24

スキャニングによって紙の書類をデータ化する際は、フォーマットを決める必要があります。デジタルのフォーマットにはいろいろありますが、スキャニングによる電子化の際よく使われているのは「PDF」です。

PDF化には活字のテキストデータ化といった点でメリットがあり、それがスキャニングでも活用されているという背景があります。

今回はなぜスキャニング時にPDFが基本フォーマットとなっているのか、その背景を解説していきます。

端末を選ばない閲覧ができる！PDFとは

PDFとは「Portable Document Format」の略であり、画像編集ソフトといったサービスを提供している「Adobe社」が開発した文書フォーマットです。

PDFは端末を選ばない、汎用性の高い文書フォーマットとして開発されました。パソコンやスマートフォン、タブレットといった端末を問わず、専用のリーダーが搭載されていればレイアウトを崩さずに閲覧できるのが特徴です。

PDF登場前は、Windowsといった端末環境によってフォーマットの読み込みができる、あるいはできないが変わってくるのが一般的でした。しかしPDFの普及によってデジタル書類の利便性が上がり、共有もしやすくなっています。

スキャニングしたデータをPDF化する理由としては、次のようなポイントが挙げられます。

他のフォーマットだと「Windowsから読み込んだ際、文字化けして読めない」といったトラブルが発生するリスクもあります。

しかしPDF化した場合は、リーダーさえあればまず文字化けする、あるいは行が崩れるといったトラブルが発生することがありません。確実にスキャニングした書類を活用できるので、スキャナーでも「PDF化する」といったメニューが当たり前のように用意されているのです。

PDF化すると、スキャニングした書類のテキストデータを認識してくれます。

仮にJPEGといった画像フォーマットで読み込むと、字が潰れたりといったトラブルが発生するケースがあります。PDF化によって小さい字も明瞭にデータ化することが可能です。またテキストデータがデータ内に残っているので文字検索といったニーズにも対応できるのがポイントになっています。

PDF化を行えば、ファイル整理も簡単です。また書類を簡単に共有して各従業員の端末で確認できます。

書類の管理にも適しているスキャニングによるPDF化は、DX（デジタル改革）にも関係してくる手法です。

今回はなぜスキャニングでPDF化が当たり前になっているのか、理由を探ってきました。

PDF化は共有性や活用性で判断するとメリットが大きく、扱いやすいフォーマットです。スキャニングする際も自然とPDF化を選択している場面は多いです。

ぜひPDF化のメリットも理解しながら、効率よくスキャニングによるペーパーレス化を進めてみてください。