スキャン代行は社内にある紙の資産をデジタルへ変えてくれる、便利なサービスです。自社でわざわざスキャンの手間やコストを掛けたくないときは検討してみるとよいでしょう。
ただしスキャン代行を依頼する際は、送付した原稿がどう扱われるのか気を付けておく必要があります。もし原稿のバックアップを取っていないと、破棄されて二度と戻ってこないリスクもあるので注意しましょう。
今回はスキャン代行を依頼した際に、原稿がどう扱われるのかを分かりやすく解説していきます。
目次
プライバシー保持のため！？なぜ原稿が返却されないパターンがあるのか
結論から言うと、「スキャン代行時に原稿が返却されるかされないかは業者によります」。つまり返却が可能な場合もあれば、原則不可能になっているケースもあるのです。
理由としてはまず「プライバシーを保持するため」です。もし原稿を返却しようとして工程の中で不備が生じてしまうと、紛失して情報が外部に流れるといったリスクがあります。原稿を破棄してしまえば、紙によって情報が漏洩する心配もありません。またもし返却できなかった場合、原稿を取っておくのも無駄です。
また業者によっては、ヤフオクといったサービスを使って依頼者から受け取った書籍などを横流ししているケースもあるようです。
業者の質や対応はさまざまなので、依頼する前に相手が信頼できる業者かは最低限確認しておきましょう。
返送時の料金も確認！もしスキャン代行業者へ書類を返却してほしいときはどうする
スキャン代行業者へ書類を返却してほしいときは、次の点を確認しておきましょう。
原稿がそのまま保管されるか確認する
プランによっては裁断した後スキャンを行うケースがあります。このパターンだと自動給紙機能が使えるので料金が安くなりますが、書籍といった資産は裁断されてしまいます。
フラットベット型で逐一読み込むタイプなどにすれば、原稿はそのまま保管可能です。まず原稿をそのまま返却してほしいときは、自社が選んだプランによって原稿が裁断されてしまわないか確認しておきましょう。
返却タイプが郵送に対応しているか確認する
原稿を返却してくれる業者の場合は、
- 店舗によって返却する
- 郵送で返却する
のどちらかで対応が分かれます。
もし郵送返却に対応していない場合は、店舗に立ち寄る手間が必要なので不便です。郵送返却で対応してもらえる業者に依頼しておくと返却時も安心できます。
料金体系がどうなっているか
残念ながら、返却には原則料金が掛かります。郵送のほうが料金が高くつくので、もし原稿の量が多いときは必要な書類だけ返却してもらうといった工夫を行ったほうがよいでしょう。
まとめ
今回はスキャン代行を依頼した際に、原稿がどう扱われるのかを分かりやすく解説してきました。
原稿が返却可能かどうかは、業者によります。プライバシーマークを取得しているかといった点も確認しながら、業者が原稿返却へ対応しているかどうかも確認しておいてください。
念のため自社でバックアップを取ってから原稿を送付することをおすすめします。
【３５０社以上からのご依頼と納品実績！プライバシーマーク取得！安くて正確で安心！パソコン業務・オフィス事務・軽作業の業務代行を実施！事務系業務代行サービス「ビーアウト」のご紹介】
パソコン・タブレット・複合機・スキャニング機などを活用！単純なデータ入力・リスト作成・メールDM送信・スキャン・販促に関わる作業や軽作業を社内スタッフが行うと、自社にのし掛かるコストと時間が無駄になります！
パソコン業務（エクセル・ワード・パワーポイント等を活用したデータ入力業務）・オフィス軽作業（スキャニングやDM発送などのオフィス業務）のBPO業務代行サービス「ビ―アウト」の顧客企業は、大手企業から中小企業まで幅広く、東証一部上場企業様を含む３５０社以上からのご依頼実績と大量の業務をこなしてきた経験があります。特に、パソコン・タブレット・コピー機・スキャニング機器などでの作業の正確さやスピードでは、クライアント様から大きな信頼を頂いています。また、弊社ではプライバシーマーク（Pマーク）を取得しており、情報データ等の取扱いは慎重に実施しています。
BPO業務代行サービス「ビーアウト」では、事務作業の確実性やスピード力に比して代行サービスを相場より安い価格でご提供しており、これまでご満足頂いてきました。「ビーアウト」の業務代行サービス内容は、「企業や店舗から委託されるSNS（インスタグラム・ツイッター）の運用代行」「ホームページのSEO対策に関わるグーグルマイビジネス更新・ブログ作成」「名刺・文字・アンケート等のデータ化」「契約書や領収書などの書類のスキャニング」「WEBサイト検索からの企業情報の営業リスト作成代行」「メールでのDM送信」「ホームページのブログ作成代行」「郵送ダイレクトメール（DM）の印刷・封入・発送」「住宅の間取りデータ作成」など様々です。
もし、御社の社員やスタッフがパソコン・アイパッド・コピー機・スキャン機などを使った単純作業を行う場合、その作業に掛かるコストを「時給と作業に掛かった時間（残業時間を含む）」だけで計算しているかもしれません。しかし実際には、スタッフを募集・採用・教育する際にかかるコストや労務管理コスト、その他社会保険や賃料などを考えると、少なく見積もっても１．５倍ほどのコストが会社に掛かっています。
さらに、その単純な事務作業の仕上りをチェックし、スタッフのモチベーション維持を図る管理者に掛かる時間的コスト・精神的負担や、スタッフがいつ退職するか分からないリスクなど、目に見えないコストやリスクを考えると、企業サイドの負担は図り知れません。その結果、予算を大きく蝕むことになってしまう単純事務作業は、企業にとって悩みの種になっています。
その中で、何とか企業様が抱える課題を解消するソリューションを考え、名刺データ入力・文字データ入力・スキャニング・営業リスト作成・メールDM送信・ホームページ記事作成・SNS投稿・住宅間取り作成・DM印刷封入発送・オフィス軽作業などの単純作業を低コストで代行する事務代行アウトソーシングサービス「ビーアウト」を展開しています。弊社にご依頼頂くことで、大量の単純事務作業をアウトソーシング（外注化）でき、しかも「低コストでスピーディーで正確に」実現できます。
単純な事務作業やオフィス内軽作業などの外注業者をお探しなら、ぜひBPO業務代行サービス「ビーアウト」へ一度お問合せ・ご相談ください。
