スキャン代行では原稿が返却されない？注意点を解説

2022/02/02

スキャン代行は社内にある紙の資産をデジタルへ変えてくれる、便利なサービスです。自社でわざわざスキャンの手間やコストを掛けたくないときは検討してみるとよいでしょう。

ただしスキャン代行を依頼する際は、送付した原稿がどう扱われるのか気を付けておく必要があります。もし原稿のバックアップを取っていないと、破棄されて二度と戻ってこないリスクもあるので注意しましょう。

今回はスキャン代行を依頼した際に、原稿がどう扱われるのかを分かりやすく解説していきます。

プライバシー保持のため！？なぜ原稿が返却されないパターンがあるのか

結論から言うと、「スキャン代行時に原稿が返却されるかされないかは業者によります」。つまり返却が可能な場合もあれば、原則不可能になっているケースもあるのです。

理由としてはまず「プライバシーを保持するため」です。もし原稿を返却しようとして工程の中で不備が生じてしまうと、紛失して情報が外部に流れるといったリスクがあります。原稿を破棄してしまえば、紙によって情報が漏洩する心配もありません。またもし返却できなかった場合、原稿を取っておくのも無駄です。

また業者によっては、ヤフオクといったサービスを使って依頼者から受け取った書籍などを横流ししているケースもあるようです。

業者の質や対応はさまざまなので、依頼する前に相手が信頼できる業者かは最低限確認しておきましょう。

スキャン代行業者へ書類を返却してほしいときは、次の点を確認しておきましょう。

プランによっては裁断した後スキャンを行うケースがあります。このパターンだと自動給紙機能が使えるので料金が安くなりますが、書籍といった資産は裁断されてしまいます。

フラットベット型で逐一読み込むタイプなどにすれば、原稿はそのまま保管可能です。まず原稿をそのまま返却してほしいときは、自社が選んだプランによって原稿が裁断されてしまわないか確認しておきましょう。

原稿を返却してくれる業者の場合は、

のどちらかで対応が分かれます。

もし郵送返却に対応していない場合は、店舗に立ち寄る手間が必要なので不便です。郵送返却で対応してもらえる業者に依頼しておくと返却時も安心できます。

残念ながら、返却には原則料金が掛かります。郵送のほうが料金が高くつくので、もし原稿の量が多いときは必要な書類だけ返却してもらうといった工夫を行ったほうがよいでしょう。

今回はスキャン代行を依頼した際に、原稿がどう扱われるのかを分かりやすく解説してきました。

原稿が返却可能かどうかは、業者によります。プライバシーマークを取得しているかといった点も確認しながら、業者が原稿返却へ対応しているかどうかも確認しておいてください。

念のため自社でバックアップを取ってから原稿を送付することをおすすめします。