テレワークで年末困ることと言えば大掃除。書類をどう整理してスムーズな管理を実現するかは困るところです。

スキャンによる電子化も活用しながら各書類を整理、気持ちよく新年を迎えられるようにしておきましょう。

今回はスキャンによる電子化を活用した、書類の整理術をご紹介していきます。

書類別に解説！溜まったテレワーク関連書類を整理するポイント

ここからは書類別に、テレワーク関連資料を整理するポイントを解説していきます。

雑誌や書籍

雑誌や書籍は1冊1冊がそれなりの厚みを持つことから、複数溜まるとかなりのスペースを取ってしまうのが難点。

そこで必要なページを選定してスキャンで読み取り、検索できるようにしておきましょう。検索できるようにしておくだけで資料を探す手間が省け、データ化した雑誌や書籍を有効活用しやすくなります。

家電の取扱説明書

テレワーク中に必要機材として購入した家電の取扱説明書も、意外とかさばるので困ります。しかし説明書がないと家電のトラブル時にスムーズな対応ができないので、うかつに処分できません。

そこで裁断して対応スキャナーで読み取ることで、必要な際好きな機器でいつでも取扱説明を確認できるようになります。もし紙だけでなく最初からデジタルの取扱説明書も用意されている場合は、スキャンの工程を省いてそのまま処分してもよいかもしれません。

レシート

レシートについては「日ごろから入手するたびにスキャンを行う」という習慣を作っておくと安心です。溜まってしまうと数が増えてスキャンするのが大変になるからです。

またキャッシュレス決済アプリを使えば、そもそもレシートをもらわなくても履歴で購入したものを確認できます。なるべくレシートの受け渡し回数を減らして効率よい管理へ努めてみてください。

スキャナー購入もおすすめ！書類の整理スピードを大幅に上げるコツとは

書類の整理スピードは、電子化する際に使うスキャナーに依存します。印刷機についているスキャナー機能では1枚1枚ページを用意して読み取る手間が掛かりますが、専用のスキャナーを購入すれば複数枚の自動スキャンも簡単です。

ですから必要な場合はスキャナー購入も視野に入れてみましょう。

また紙の書類をそもそも発生させない環境を構築するのもポイントです。オンラインで書類管理できるツールを導入したりして、印刷したりする回数を減らしてみてください。

まとめ

今回はテレワーク中に出た書類の整理術について解説してきました。

テレワーク時にもいろいろな紙の書類が必要になってくる可能性があります。スキャナーを使いながら電子化することで効率のよい保管・利活用が可能です。

もし社内の書類電子化で困っている場合は、弊社がスキャニングをお手伝いします。ぜひご相談ください。