営業リストを作成した場合、どのようにして管理するかも大事なポイントになってきます。セキュリティ上などの理由から自社サーバーのオフライン環境で管理している企業もあれば、クラウドで管理しているところもあるかと思います。また、最近ではCRM（会計管理システム）を導入しているところも増えており、ますますクラウドで管理する企業も増えてくることでしょう。 しかし、営業リストをクラウドで管理する場合の危険性やデメリットはないのでしょうか？ そこで今回は、作成した営業リストをクラウドで管理する場合のメリットとデメリットについて説明したいと思います。    

クラウド管理するメリット

導入費用が安い

オフライン環境で営業リストを管理しようとした場合、専用のパソコンが必要になってきます。またデータが増えてくると自社でサーバーを用意し管理する必要も出てくるでしょう。そうなってくると導入費用は数十万〜数百万円にもなる可能性があります。 しかし、クラウドで管理する場合は自社のサーバーではなく事業者のサーバーを利用しますので、導入する費用はとても安くなるでしょう。初期登録に数千円〜数万円、月額使用料に数千円程度のランニングコストですむと思います。  

情報の共有がしやすい

クラウド化する一番のメリットとして情報共有のしやすさがあるでしょう。クラウドで営業リストを管理すれば、パソコンやスマートフォンからいつでもアクセスすることができます。外出先からもすぐにアクセスできますので、外出中でも次の営業先の情報をすぐに取り出すことができます。 また商談の進捗情報なども入力しておき、常に最新の情報に更新することもできますので、担当者の引き継ぎやスムーズな商談をする際にも大変便利でしょう。  

常に最新のセキュリティと保つことができる

営業リストはとても重要な情報ですのでセキュリティ面も大切です。オフライン環境で管理する場合は、管理しているパソコン本体ごと持ち出されてしまう可能性があります。自社サーバーで管理している場合もセキュリティソフトのバージョンアップを定期的に行い、最新の状態を保つ必要があります。バージョンアップには費用もかかりますので決してコストは低くないでしょう。 しかし、クラウドで管理する場合は事業者のサーバーを使用しますので、事業者側がセキュリティを管理します。そのため費用もかかりませんし、事業者側はセキュリティには最大限注力しますので、常に最新のセキュリティを利用することができるでしょう。    

デメリット

オフライン環境では操作ができない

クラウドで管理した場合、オンライン環境でのみしか操作ができないことがデメリットとして上げられます。会社内であればネット環境は整っていますので操作に対して問題ないと思いますが、外出先のネット環境によっては操作できないこともあるでしょう。 またサーバーは事業者側が管理していますので、事業者側の環境にも左右されます。万が一事業者側の理由でサーバーがダウンしてしまうと営業リストには2度とアクセスできなくなってしまうでしょう。 そのようなことも考えられますので、営業リストをクラウドで管理する場合は万が一に備えてバックアップを取っておくことも大切です。    

まとめ

今回は営業リストをクラウドで管理する場合のメリットとデメリットについてご紹介しました。 営業リストをクラウドで管理する場合は多くのメリットがありますが、逆に注意しなければいけないデメリットもありますのでしっかりと把握しておきましょう。 また、営業リスト作成は大変労力のかかる作業になりますので、専門の代行業者を利用することにより、とても効率よく、クオリティの高い営業リストを作成することができるでしょう。