ビジネスの現場で名刺は今も重要な役割を果たしています。 営業活動において、名刺を交換することは新しいビジネスのチャンスを作る最初のステップとして広く認識されています。 ただし、名刺が紙のままでは、名刺情報を活用するために時間と労力がかかりすぎます。
ここ注目されるのが、名刺のデータ化です。名刺のデジタル化によって、営業活動がどのように加速するのか、そしてどのように効率的なデータ管理を行うかについて深掘りしていきます。
目次
1.名刺データ化の特典
1.1. 情報の即時検索
名刺のデータ化の最大のメリットは、情報をすぐに検索できるポイントです。営業活動では、過去に時間をかけて顧客情報を迅速に取得することが非常に重要です。まいます。しかし、名刺をデータ化することで、顧客情報をデジタルデータとして保存し、簡単に検索できるようになります。
1.2. 情報の一元管理
名刺のデータ化により、情報の一元管理が可能になります。紙の名刺を管理していると、物理的な場所を確保する必要があるが、情報の整理や更新作業も手間がかかります。しかし、データ化された名刺情報はクラウド上で管理でき、どこからでもアクセス可能となります。これにより、営業チーム全体で情報の共有がしやすくなり、情報の不整合を防ぐことができます。
また、データ化された名刺はバックアップが簡単に取れるため、紛失や破損のリスクを考慮することができます。紙の名刺は物理的に損傷する可能性があるため、そのリスクを軽減するためにもデータ化は非常に有益です。
1.3. 営業活動の効率化
名刺データ化によって営業活動が効率化される理由は、情報をデジタルで管理することで商談の準備が自信からです。
2.名刺データ化に必要なツールとプロセス
名刺データ化を行うためには、いくつかのツールとプロセスを準備しておくことが重要です。ここでは、名刺データ化の基本的なプロセスと、おすすめのツールについて紹介します。
2.1. スキャナーとOCR技術
名刺データ化に関して最も基本的な方法は、スキャナーを使って名刺をデジタル画像として保存し、OCR（光学式文字認識）技術を使って情報をテキストデータに変換することです。OCR技術を使うことで、名刺に印刷された文字を認識して、自動的にデジタルデータに変換することができます。これにより、手動でデータを入力する手間を大幅に削減することができます。
現在では、多くのスキャナーやスマートフォンアプリがOCR機能を搭載しており、名刺をスキャンするだけで簡単にデータ化できます。 特に、スマートフォンを使った名刺データ化は、先の外出で簡単に名刺をデジタル化できるため、非常に便利です。
2.2. 名刺管理ツール
名刺データ化を行った後、その情報を効率的に管理するためには、専用の名刺管理ツールを活用することが重要です。代表的なツールには「Sansan」や「Eight」などがあります。これらのツールは、名刺情報をクラウド上で一元管理でき、営業チーム全体で情報を共有することができます。また、名刺情報は自動的に更新されるため、常に最新の情報を保持することができます。
これらのツールでは、名刺情報をカテゴリー分けすることもでき、業種や地域別に顧客を分類することができます。これにより、営業活動が目標を絞ったものとなり、効率的なアプローチが可能になります。
2.3. データ入力と整理
名刺のスキャンとOCRによって得られたデータは、完全に正確でない場合もあります。 特に、手書きの文字やフォントが不明瞭な場合、OCR技術が誤認識する場合があります。 そのため、名刺データ化の後には、入力されたデータを確認し、必要に応じて修正する作業が重要です。
3. 名刺データ化の活用方法
名刺データ化によって得られた情報は、どのように営業活動に活用できるようにお願いしますか？ ここでは、データ化された名刺情報を最大限に活用するための方法について紹介します。
3.1. CRMとの連携
名刺データをCRM（顧客関係管理）ツールと連携させることで、営業活動をさらに効率化できます。CRMツールには、顧客の過去の取引履歴やコミュニケーション履歴を記録機能するがあり、これを名刺データと統合することで、顧客との関係をより深く理解できます。これにより、顧客ごとのニーズや問題点を把握し、最適な営業戦略を立てることが可能になります。
例えば、顧客が過去に興味を示した製品やサービスに基づいて、次回のアプローチ方法を決めることができます。また、営業活動の進捗を管理し、次のアクションを決める際にも、CRMとの連携が非常に役立ちます。
3.2. メールマーケティングの活用
名刺データ化の大きなチャンスの一つは、データを活用して対象を絞ったマーケティングができるポイントです。例えば、特定の業種や役職の人々に向けたカスタマイズしたメールマーケティングを行うことができます。これにより、顧客にとって適切な情報を提供でき、反応率を高めることができます。
また、定期的にメールを送信することで、顧客との関係を維持し、再度商談に繋げることができます。名刺データ化によって得られた情報は、メールキャンペーンのターゲティングにも対応するため、営業活動を効果的にサポートします。
4. 名刺データ化を進めるための実践方法
名刺データ化を始めるには、いくつかのポイントを押さえておくことが重要です。まずは、名刺情報を一元管理するためのツールを導入しましょう。次に、名刺をスキャンし、OCR技術を使って情報をデジタル化し、必要に応じてデータを確認・修正します。データ化後は、CRMツールやメールマーケティングに活用し、営業活動を加速させるための基盤を作りましょう。
まとめ
名刺のデータ化は、営業活動を加速させるための強力な手段です。デジタル化された名刺情報を活用することで、営業活動の効率化やターゲティングの精度向上が可能になります。営業チーム全体で情報を共有し、最新のデータを活用することで、営業活動の成果を最大化することができます。名刺データ化を進めることで、ビジネスの成長をサポートする強力なツールとなることでしょう。
【過去３５０社以上の実績！事務業務を代行させて頂いたアウトソーシングサービス「ビーアウト」のご紹介】
パソコン端末・タブレット端末・コピー機・スキャニング機器などを使った単純なデータ入力・リスト作成・メールDM送信・販促作業・軽作業などを社内スタッフが行うと、御社のコストと時間が無駄になります！
パソコン業務・オフィス軽作業の業務代行サービス「ビ―アウト」のクライアント様は、大手企業から中小企業まで幅広く、東証上場企業様を含む３５０社以上からのご依頼実績と豊富な経験があります。特に、パソコン・タブレット・コピー機・スキャニング機器などでの作業の正確さやスピードでは、クライアント様から大きな信頼を頂いています。また、弊社ではプライバシーマーク（Pマーク）を取得しており、情報データ等の取扱いは慎重に実施しています。
弊社では、事務作業の確実性やスピード力に比してサービスを低価格でご提供しており、これまで３５０社以上のクライアント様にご満足頂いています。ビーアウト業務代行サービス内容は、「企業や店舗から委託されるSNS（インスタグラム・ツイッター）の運用代行」「ホームページのSEO対策に関わるコンテンツ作成・ブログ作成」「名刺・文字・アンケート等のデータ化」「契約書や領収書などの書類のスキャニング」「WEBサイトを検索して企業情報の営業リスト作成代行」「企業が持つホームページのブログ作成代行」「メールでのDM送信」「郵送ダイレクトメール（DM）の印刷・封入・発送」など様々です。
もし、御社のスタッフがパソコン・iPad・コピー機・スキャン機器などを使った単純作業を行う場合、その作業に掛かるコストを「時給作業に掛かった時間」で捉えていらっしゃるかもしれません。しかし実際には、スタッフを募集・採用・教育する際にかかるコストや労務管理コスト、その他社会保険や賃料などを考えると、少なく見積もってもその１．５倍ほどのコストが会社に掛かっています。
もっと言うと、その単純事務作業の仕上りをチェックし、スタッフのモチベーション維持を図る管理者に掛かる精神的・時間的コストや、そのスタッフがいつ退職するか分からないリスクなど、目に見えない部分を考えると、会社が抱える負担は図り知れません。その結果、予算を大きく蝕むことになってしまう単純事務作業は、会社にとって悩みの種だとよく伺います。
その中で、何とか企業様が抱える問題を解消する方法はないかと考え、名刺データ入力・文字データ入力・スキャニング・営業リスト作成・ホームページ記事作成・SNS投稿などの単純作業を低コストで代行する事務アウトソーシングサービス「ビーアウト」を展開しています。弊社にご依頼頂くことで、大量の単純事務作業をアウトソーシング（外注化）でき、しかも「低コスト＆スピーディー＆正確」に実現できます。
単純なPC事務作業や軽作業の外注代行サービスをお考えなら、ぜひ一度弊社にご相談ください。
